Las reuniones y todo lo que implica la comunicación en el ámbito empresarial siempre son imprescindibles. La situación actual nos ha movido a cambiar nuestros hábitos, pero sobretodo en el ámbito profesional. A pesar de ello, gracias a la tecnología hoy en día tenemos muchas herramientas que nos ayudan a realizar nuestras tareas profesionales. A continuación 5 consejos para tus reuniones con Zoho Meeting y lograr el máximo potencial al teletrabajo.
Planificación y organización
Contactar previamente a los invitados para asegurar su asistencia y escoger una fecha idónea para tener una alta participación. Por otro lado, prepararte la reunión y estar al día de las necesidades y posibles cuestiones del cliente es crucial para el éxito. Para mayor optimización, habilita la sincronización de las sesiones que hace con Zoho y los calendarios de Google.
Programación y envío de invitaciones
Algunas acciones parecen muy básicas pero hay que recordar que el medio digital carece de expresiones faciales, por lo tanto el tono del mensaje sobre la reunión podría establecerse desde el momento de recibir las invitaciones. Además de los datos vitales como la fecha y la hora, es positivo hacerle al cliente un resumen de los temas que se van a tratar y ponerle en constancia sobre las preguntas que se le tiene que formular.
Alertas
Otro punto importante de 5 consejos para tus reuniones con Zoho Meeting es enviar recordatorios un día antes de la reunión y luego otra vez 15 minutos antes del evento para asegurarte de que cada asistente esté consciente y listo y así evitar cualquier contratiempo o despiste. Puedes compartir el enlace a través de chat, correo electrónico y/o mensaje de texto, recuerda que también puedes reunirte a la sesiones a través del teléfono. De la misma forma, crear un recordatorio para uno mismo y así poder comprobar minutos antes la conexión de Internet y el funcionamiento del audio y el video.
Durante la sesión
No dudes en utilizar las opciones avanzadas de Zoho Meeting como la función de silenciar las llamadas, compartir la pantalla y los mensajes de chat para una mejor experiencia de reunión. Asegúrate de escoger un sitio silencioso y de utilizar la opción de apagar el audio cuando no estés hablando. Además aprovecha la opción de compartir la pantalla para explicar en detalle indicaciones y/o procesos. Disfruta de la función de chat incorporada si no quiere interrumpir haciendo notas que puedan ser de utilidad más tarde. Al final de la reunión, revisa los temas tratados y cualquier pregunta que sea importante para el cliente. Por último, pero no menos importante agradecer al cliente su tiempo y hacerle saber que puede contactarlo para cualquier futura duda.
Después de la reunión
Hacer un seguimiento gracias a los análisis posteriores a la reunión mediante el uso de datos de asistencia y otras métricas relevantes para acelerar el seguimiento de las ventas. Envía seguimientos que incluyan las respuestas a las preguntas que no pudiste proporcionar durante la llamada. Añade el siguiente paso de acción y los pasos discutidos en la reunión. Principalmente, para asegurarte de que todos estén en la misma página y poder proceder hacia delante. Cabe mencionar una opción de mucho peso, la de poder grabar las reuniones para miembros que no han podido asistir a la reunión y/o para analizar como ha procedido la reunión.
Si te han gustado los 5 consejos para tus reuniones con Zoho Meeting por Apps Implantadores y/o tienes más preguntas, no dudes en contactar con nosotros y te ofreceremos soluciones para mejorar y optimizar vuestros procesos empresariales. Estamos aquí para ayudarte a sacar provecho de la tecnología punta de Zoho.
