El uso de herramientas de automatización en la gestión de relaciones con clientes (CRM) se ha vuelto esencial para empresas que buscan optimizar sus procesos y mejorar la comunicación con sus clientes.
Zoho CRM es una de las plataformas más populares en este ámbito, y la integración con WhatsApp permite a las empresas mantener una comunicación fluida y directa con sus clientes.
En este artículo, te explicamos paso a paso cómo crear un workflow en Zoho CRM para enviar mensajes automáticos de WhatsApp mediante la API de WhatsApp. ¡Vamos a ello!
Pasos en Workflows de Zoho CRM para mensajes automáticos en WhatsApp (Vídeo Tutorial)
Configurar la API de WhatsApp
El primer paso para enviar mensajes automáticos de WhatsApp a través de Zoho CRM es configurar correctamente la API de WhatsApp. Para ello, debes tener una cuenta de WhatsApp Business y acceso a la API de WhatsApp. Existen varias empresas que brindan este servicio, lo cual permite integrar directamente la plataforma con Zoho CRM.
Una vez que hayas configurado y autorizado el acceso a la API de WhatsApp en Zoho CRM, estarás listo para crear plantillas y flujos automatizados que envíen mensajes de manera automática según determinadas acciones o reglas predefinidas dentro del CRM.
Creación de plantillas de mensaje en Zoho CRM
Las plantillas son fundamentales en la automatización de mensajes, ya que determinan el contenido que recibirán los clientes. Para comenzar con la creación de plantillas, sigue los siguientes pasos:
- Dirígete a la pestaña de Configuración dentro de Zoho CRM.
- Busca la opción de Acciones y selecciona Notificaciones.
- Desde aquí, puedes crear una nueva plantilla de mensaje.
Es recomendable usar una convención de nombres clara para identificar tus plantillas, por ejemplo, puedes nombrar la plantilla según su uso o el segmento de clientes al que está dirigido. Por ejemplo, para mensajes en español podrías llamarla Marketing_Spanish. Al crear la plantilla, es importante incluir los campos de personalización, como el nombre del cliente, para que los mensajes sean más cercanos y personalizados.
Ejemplo de plantilla:
Hola {Nombre}, ¿cómo estás? Queríamos recordarte sobre [tu oferta/pedido] en [tu empresa]. ¡Gracias por confiar en nosotros!
Este tipo de plantilla permite que cada mensaje sea único, al reemplazar {Nombre} por el nombre del cliente en cuestión.
Crear una notificación para enviar el mensaje
Una vez que hayas creado la plantilla, el siguiente paso es configurar la notificación en Zoho CRM para que use esa plantilla cada vez que se desencadene una acción específica. Los pasos para crear la notificación son:
- Ve nuevamente a la sección de Notificaciones.
- Crea una nueva notificación y asigna un nombre claro, como Test_Notificación.
- Selecciona la plantilla creada en el paso anterior. Esto permitirá que Zoho CRM envíe esa plantilla cuando se cumplan las condiciones definidas.
- Asigna el canal de envío a través de la integración de WhatsApp, es decir, selecciona el número de móvil del cliente.
Una vez configurada la notificación, esta quedará lista para ser usada en el workflow.
Crear una Regla de Workflow en Zoho CRM
La regla del workflow es el motor detrás de la automatización. Es la encargada de definir cuándo y cómo se enviará el mensaje por WhatsApp. Para crear una regla de workflow, sigue estos pasos:
- Dirígete a la sección de Workflows en el menú de configuración de Zoho CRM.
- Crea una nueva regla y nómbrala de manera descriptiva, por ejemplo: Enviar Mensaje WhatsApp al Crear Contacto.
- Define el disparador de la regla. En este caso, selecciona que la regla se active cuando se crea un nuevo contacto. Esto significa que cada vez que un nuevo contacto sea registrado en Zoho CRM, se activará la acción de enviar un mensaje automático por WhatsApp.
- Selecciona la acción que deseas que se realice al activarse la regla, en este caso, enviar una notificación. Aquí es donde se vincula la notificación creada en el paso anterior.
Asignar la plantilla correcta a la regla
Después de crear la regla del workflow, debes asignar la plantilla que se enviará. Para ello:
- Dentro del workflow, elige la opción de Enviar Notificación.
- Selecciona la plantilla de WhatsApp que creaste en pasos anteriores y asegúrate de que esté relacionada correctamente con el campo de número de teléfono móvil del contacto.
Probar el Workflow
Antes de poner en marcha el workflow, es fundamental realizar pruebas para asegurarte de que todo esté funcionando correctamente. Puedes crear un contacto de prueba y verificar si el mensaje de WhatsApp se envía de manera automática al crear el contacto.
- Crea un contacto de prueba con un número de teléfono móvil válido.
- Revisa si el mensaje configurado se envía automáticamente a través de WhatsApp.
- Asegúrate de que los campos personalizados, como el nombre del cliente, se están llenando correctamente.
Si todo funciona como esperas, tu workflow estará listo para utilizarse de manera automática con todos los contactos o leads nuevos que ingresen en tu sistema de Zoho CRM.
Conclusión
La integración de WhatsApp con Zoho CRM mediante la creación de workflows automáticos permite mejorar significativamente la eficiencia y la rapidez con la que las empresas pueden comunicarse con sus clientes.
Al seguir los pasos anteriores, puedes configurar fácilmente un flujo de trabajo que envíe mensajes automáticos a través de WhatsApp, lo cual es ideal para notificaciones importantes, recordatorios, promociones o cualquier otra comunicación relevante.
Además, esta automatización garantiza que el proceso sea fluido y se ejecute sin la intervención manual de los usuarios del CRM.
La automatización es una herramienta clave para mejorar la productividad, y con Zoho CRM y WhatsApp, puedes estar seguro de que tu negocio estará en constante contacto con tus clientes de manera eficaz y oportuna.
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