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Casa Viva se expande

G-Suite añade flexibilidad y escalabilidad vertical

Industria:

Tipo:

Presencia:

Nº de empleados:

Nº de tiendas:

Retail de inmobiliario

B2B Y B2C

En toda España

+200 empleaods

+35 tiendas

Casa viva es una cadena de tiendas que ofrece una amplia gama de productos para el hogar a través de su red de 35 tiendas en España y Andorra.

Casa Viva pone a disposición del cliente todo lo que puede necesitar para su casa en articulos de menaje y utensilios de cocina y mesa, accesorios para el baño, pequeño mobiliario y productos de decoración, así como muebles de terraza y jardín.

El surtido de Casa Viva engloba diferentes colecciones y estilos en los que el cliente puede sentirse identificado, artículos de diseño vanguardista, de gran calidad y siempre a buen precio.

Casa viva pertenece al grupo Gerplex, empresa con más de 60 años de historia, formada por más de 200 personas que trabajan en la búsqueda de nuevos productos y soluciones para cubrir todas las necesidades en el ámbito del hogar.

El grupo Gerplex cuenta también con la única franquicia en España de las tiendas de mobiliario y decoración Kare Design.

El Desafío

La principal vía de comunicación entre entre los equipos de oficinas de Casa Viva, las tiendas y el equipo de Coordinación se basaba en el correo electrónico, basado en un servidor dedicado externo al cual se accede mediante protocolo POP3.

La gestión de la comunicación resultaba muy pesada ya que se enviaban y recibían una gran cantidad de correos al día entre central y tiendas con sus correspondientes archivos adjuntos. Esto impedía estructurar la información de una forma ordenada y eficiente, ya que las búsquedas de información se basaban en gran medida en la búsqueda de documentos en correos antiguos.

Este modelo, además de ser soportado por un gestor de correo lento, poco eficaz y con dificultad de acceso desde dispositivos móviles  (tablet, smartphone, etc.) era poco escalable dado el ritmo de expansión de las tiendas de Casa Viva. 

Toda la gestión de horarios y coordinación se llevaba a cabo mediante hojas de cálculo diferentes por tienda. Dichas hojas de cálculo, consistentes en propuestas de horas por persona/día, eran generadas por los responsables de tienda en un formato arbitrario (diferente en cada tienda), y se enviaban por correo electrónico a los Coordinadores de zona, que la revisaban la propuesta, modificaban apropiadamente y enviaban por e-mail al responsable de Personal.

Si te sientes identificado con la necesidad de Casa viva, te aseguramos que estas a una llamada de emprender el camino hacia la solución, contáctanos y nos pondremos a ello.

La Solución

Después de evaluar varias soluciones en el mercado, Casa Viva optó por G Suite. Los motivos principales fueron el disponer de una solución totalmente escalable dado el ritmo de expansión de la compañía, el hecho de que la solución se base en el acceso web sobre Cloud evitando instalación de software adicional en los equipos y en definitiva, poder cubrir todas las necesidades de la compañía en cuanto a comunicación interna y externa.

G Suite da respuesta a dichas necesidades: 

 

  • Mediante un sistema de correo electrónico eficiente y eficaz sin necesidad de enviar archivos adjuntos, aportando un motor de búsqueda basado en el motor de indexación del buscador de Google
  • Incorporando funciones adicionales como calendarios compartidos para la gestión centralizada de eventos y tareas de uso personal y compartido, sistema de videoconferencia y chat
  • Y sobretodo, permitiendo gestionar la información relevante de la compañía de forma centralizada mediante el repositorio documental Google Drive, que permite almacenar y consultar online toda clase de documentos, y compartirlos de forma ágil con los diferentes equipos de trabajo mediante un sistema de permisos sencillo y eficaz.

El Resultado

En Casa Viva intuíamos el potencial de G Suite, pero no podíamos imaginar la revolución que ha supuesto para la gestión de la información, tanto a nivel interno como externo, así como la robustez y la facilidad de uso para todos los perfiles de la compañía.”

Casa Viva ha detectado una notable mejora en la gestión de la información y un considerable ahorro de tiempo, así como una mejora en la colaboración entre los empleados. A nivel de tienda, las incidencias en procesos internos, implantación de campañas y acciones comerciales se han reducido drásticamente, permitiendo liberar tiempo del equipo de tienda para lo realmente importante, dar servicio al cliente.

Con el canal tradicional de correo electrónico, resultaba muy difícil conseguir que las directrices de Dirección y Coordinación llegasen de forma efectiva al personal de tienda, especialmente a nivel de implantación de campañas en tienda, acciones comerciales y procesos internos. Desde que se dispone de las herramientas integradas de Gmail, Google Drive (con la suite ofimática), Hangouts y formularios de Google, la información fluye de forma bidireccional de la forma más práctica, permitiendo tener un control infinitamente mejor sobre la situación en tienda. 

Resultados:

  • 30% de ahorro en costes gracias a G Suite
  • Reducción de incidencias y ahorro en el tiempo de gestión de la información
  • Espectacular mejora de la colaboración entre los empleados

Un paso más allá de G Suite – La drástica reducción de tiempo en la gestión del departamento de RRHH

El departamento de Personal de Casa Viva debía ser capaz de gestionar semanalmente la situación de más de 200 personas en 35 tiendas, en cuanto a horas previstas, recuperaciones de horas, vacaciones, límites de convenio, etc.

Para reducir los tiempos en los procesos del departamento de RRHH, se optó por realizar una aplicación alojada en Google Drive basada en G Suite Scripts (incluido en la solución de G Suite) para construir toda la lógica y los procesos automatizados, como base de datos los Spreadsheets de Google y como capa de presentación Google Sites. Gracias a ello se ha conseguido reducir los tiempos de gestión en menos de 1 hora semanal, lo que supone un espectacular ahorro de costes en tiempo y en dinero con un ROI de la inversión de la solución de G Suite menor de 6 meses.

Por último, pero no menos importante, los equipos de supervisión de tienda (Coordinadores de Tienda, responsables de Visual, Dirección de Retail, …) se han beneficiado de un acceso a la información sencillo y totalmente homogéneo desde cualquier dispositivo móvil (tablet, smartphone, ordenador portátil).