Sé más competitivo con los nuevos updates de G Suite

Vivimos en un mundo de rápida evolución y actualizaciones constantes en el que cada vez más empresas recurren a G Suite para poder mantener el ritmo y poder competir en el mercado. Es tiempo de pasarse a la nube y G Suite está aquí para ponértelo fácil para transformar tu empresa. G Suite llega con actualizaciones y nuevas funciones que hacen de la colaboración cloud la mejor forma de trabajar dentro de tu empresa.

Estas son las actualizaciones que encontrarás esta semana en G Suite:

Evitar conflictos de versiones al editar archivos de Microsoft Office en Drive

Esta función utiliza la solución de sincronización en la nube Drive File Stream. Asegúrate de estar utilizando Drive File Stream para aprovecharlo.

Evite conflictos de versiones 

Cuando abres un documento de Microsoft Word, Powerpoint o Excel en Drive, se verificará si alguien más está editando el documento. Luego, Google te avisará si es seguro editar o si debes esperar. Drive puede decirte:

  • Seguro de editar: nadie más está editando.
  • Espere a editar: otras personas están editando, por lo que sus ediciones crearán versiones múltiples y conflictivas.
  • Nueva versión creada: Otro editor guardó una versión más nueva del archivo.
  • Nueva versión creada (conflicto): Mientras editaba el archivo, otro editor también lo editó. Haga clic para una comparación de lado a lado para ayudarlo a crear una versión.

Si se producen conflictos de versiones, Drive mostrará las dos versiones del documento y sus cambios uno al lado del otro. Esta característica única te ayudará a fusionar rápidamente las múltiples versiones en un documento único y actualizado.

 

Estas características forman parte de Drive File Stream. Drive File Stream es una solución de sincronización de archivos en la nube que creemos que es la mejor para la mayoría de las organizaciones de G Suite. Te permite transmitir archivos de Mi unidad y Unidad de equipo directamente desde la nube, que:

  • Hace que los archivos de Drive estén disponibles para el acceso sin conexión
  • Libera espacio en disco y ancho de banda de red
  • Minimiza la cantidad de datos de la compañía almacenados en los discos duros de los usuarios
  • Habilita nuevas características como alertas de conflicto de versión para archivos de Microsoft

 

Nuevo cuadro de búsqueda inteligente en Google Drive

Cuando haces clic en el cuadro de búsqueda, verás una variedad de opciones. Haz clic en una opción para realizar rápidamente una búsqueda con un filtro relevante aplicado. Podrás:

  • Tus mejores colaboradores Haz clic en una persona para buscar los archivos con los que has colaborado.
  • Consultas de búsqueda sugeridas. Haz clic en un término para buscarlo.
  • Tipos de archivos, historial de edición, elementos prioritarios y más. Haz clic para mostrar los archivos que coinciden con los criterios resaltados.

Estos filtros pueden ayudarte a encontrar archivos más rápidamente sin tener que recordar un título o palabra clave específicos. Cada categoría de filtro sugerido utiliza el aprendizaje automático multivariante para predecir qué es lo más probable que utilices, los filtros mejorarán con el tiempo.

Mantener las empresas (y correos electrónicos) seguros

Mantener nuestra seguridad de datos es nuestra principal prioridad, por eso Google utiliza el aprendizaje automático para analizar los indicadores de amenazas a través de miles de millones de mensajes en Gmail para ayudar a identificar rápidamente los posibles ataques de seguridad. El aprendizaje automático ayuda a proteger a más de 1.400 millones de cuentas activas de usuario de Gmail de casi 10 millones de correos no deseados y correos electrónicos maliciosos por minuto.

Hoy, Gmail está generalmente disponible para los clientes de G Suite, de modo que, además de estas funciones de seguridad integradas, más empresas pueden aprovechar características como advertencias de seguridad rediseñadas, repetición de sesión, acceso sin conexión y más.

Como se anunció en abril, el nuevo Gmail presenta una interfaz de usuario completamente nueva junto con varias características diseñadas para ayudarte a administrar mejor tu correo electrónico (y tu tiempo). Por ejemplo, en el nuevo Gmail puedes:

Como administrador de G Suite, puedes migrar a tus usuarios al nuevo Gmail a un ritmo que tenga sentido para tu organización. A partir de ahora, las siguientes opciones están disponibles en la Consola de administración:

 

Gmail sin conexión estará desactivado de manera predeterminada; deberás habilitarlo en la consola de administración. Ten en cuenta que el modo confidencial aún no está disponible para G Suite; estad atentos para obtener más información sobre cuando se lanza a los usuarios de G Suite.

Google Voice ahora está disponible para los clientes de G Suite a través del Programa Early Adopter (Beta)

Google Voice para G Suite te proporciona un número de teléfono que no está vinculado a un dispositivo, por lo que puedes realizar y recibir llamadas desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar. Al usar Google Voice junto con Hangouts Meet y Hangouts Chat, tu organización puede estandarizar en Google como socio único para todas tus necesidades de comunicación.

 

Los participantes en el Programa de Adopción Temprana (EAP) de Google Voice para G Suite pueden esperar:

  • Una aplicación para web, Android e iOS donde los usuarios pueden vincular su cuenta de Google con su número de teléfono de Google Voice
  • Tiempo ahorrado con una implementación rápida y flujos instantáneos para permitir que los administradores asignen números a los usuarios individualmente y en grandes cantidades
  • Flexibilidad para que los usuarios elijan sus propios números y configuren sus preferencias de reenvío
  • Los números de teléfono asignados se sincronizan automáticamente con el directorio de la compañía y aparecen en Contactos de Google
  • Integraciones de G Suite con Hangouts Meet y Calendar

Una vez aceptados en el EAP, los administradores de G Suite pueden comenzar a proporcionar a sus usuarios los números de teléfono de Google Voice. Ten en cuenta que solo  se aceptan clientes de G Suite que no necesitan asistencia para la ubicación de datos en este momento. Además, este EAP no está disponible actualmente para G Suite para dominios gubernamentales.

Por último, la versión gratuita de Google Voice seguirá estando disponible para los consumidores con el conjunto de funciones existente, y los usuarios consumidores continuarán recibiendo actualizaciones de la aplicación.

 

Backup and Sync y Drive File Stream, el nuevo Drive

Nuevas apps Drive para usuarios standard y clientes G-Suite

 

Ya está disponible Backup and Sync y File Stream, las nuevas apps que substituyen la ya conocida aplicación de escritorio de Google Drive. Google deja atrás la aplicación de escritorio Google Drive para dar paso a Backup and Sync y File Stream.

Backup and Sync está principalmente pensado para usuarios de cuentas gratuitas. Se trata de una herramienta para ayudar a los usuarios a hacer copias de seguridad de los archivos guardados en su equipo, de forma que serán aun más seguros y accesibles desde cualquier parte. Esta aplicación es el cliente de sincronización de Drive más reciente. La versión anterior, Google Drive para Mac/PC, ya no se admite y dejará de estar disponible por completo el 12 de marzo del 2018. En el siguiente enlace encontrará más infromación al respecto.

Por lo que se refiere a File Stream, este está pensado para usuarios de G Suite. Se trata de una aplicación de escritorio que le permite acceder de forma rápida a todos sus archivos de Google Drive bajo demanda directamente desde su equipo. La principal ventaja es que no tendrá que utilizar el espacio de su disco duro y que dedicará menos tiempo a esperar a que se sincronicen los archivos además de acceder a sus documentos desde cualquier parte. Trabajar en Streaming ahora es más fácil.

 

 

 

El road map de Google Sites

En 2016, Google lanzó una nueva versión de Google Sites, la herramienta de publicación en la red por excelencia. En un principio, y para ser desarrollada con todas las garantías y posibilidades, solo un selecto grupo de usuarios adoptó el nuevo sistema. El pasado septiembre, la compañía anunció que el innovador Google Sites ya estaba disponible para todos. Ahora, durante 2017, se hacen públicos los detalles sobre el calendario de transición hacia el nuevo modelo. El anterior Sites acabará desapareciendo pero lo hará gradualmente; Google está planificándolo todo para asegurar que la migración se efectúa con calma, con todas las garantías y dando libertad de organización a los sites previamente existentes.

Principales novedades

La nueva herramienta nos proporciona una serie de cambios: una mayor integración con todas las apps de G Suite, un modelo tecnológico intuitivo y un diseño más atractivo que ha entusiasmado a los primeros usuarios. Además, se incluye la capacidad de contabilizar todas las actuaciones en el marco de Google Analytics, así como la presentación de seis nuevos temas y la introducción de otros elementos útiles.

Google Drive

Período de transición con los dos modelos

El período de transición, esbozado ya en 2016, supone la existencia en paralelo de los dos sistemas: la clásica versión de Sites y su nueva versión. Mientras tanto, Google se ha estado encargando de añadir elementos que sean similares a los previos, de modo que la migración nos resulte lo más suave posible. El modelo clásico, igual que los sites creados con él, mantienen su administración en Apps > G Suite > Sites.

El calendario lanzado en septiembre de 2016 incluía los siguientes dos hitos centrales:

– A lo largo de 2017, Google proveerá y recomendará las mejores opciones para efectuar la migración desde el Sites clásico hacia el nuevo.

– Al comienzo de 2018, se mandarán instrucciones específicas sobre el proceso gradual para cerrar definitivamente el Sites clásico. La fecha concreta será informada con al menos un año de antelación.

Situación por defecto

El nuevo sistema de Google Sites aparece ya habilitado (en ON) por defecto. Sin embargo, los usuarios de los sites no podremos crear o editar bajo las nuevas condiciones hasta que también se haya habilitado tanto el Google Drive como el modelo clásico de Sites.

 

Calendario actualizado para la migración

Para el cuarto trimestre de 2017 (a partir de octubre), se incluirá en los sites clásicos algunas características que ayuden a los propietarios a realizar la migración de sus contenidos. Será entonces cuando se lance el calendario detallado para el cierre de los sites clásicos, una vez se verifique definitivamente la eficacia de los instrumentos de migración. Para ello se tendrá en cuenta la opinión de los usuarios.

Como se indicaba anteriormente, a partir de este momento los sites clásicos podrán seguir funcionando al menos durante un año, aunque ya no se efectuarán actualizaciones.

En este plazo, de al menos un año, se procederá a la migración. A continuación, habrá un período de tres meses en el que solo se podrá leer los sites clásicos. También en este nuevo plazo se podrá realizar la migración. Después de este plazo, los sites no migrados se podrán conservar en un archivo para su descarga.

Migracion

Elementos fundamentales que deben estar presentes

Antes del cierre de los Sites clásicos, Google y Apps Implantadores se asegurarán de que los nuevos Sites incluyen una serie de elementos necesarios para el correcto desarrollo de los portales, intranets, páginas y demás sites. Como mínimo contendrán los siguientes ítems:

– Más opciones de formato en los textos

– Búsqueda de sites

– Restricción del acceso a sites

– Notificaciones de actualizaciones

– Más acceso a las diferentes secciones del site

– Temas corporativos

– Integración de URLs y códigos

– Creación de sites más amplios, así como posibilidad de profundizar la jerarquía

– Capacidades API

Establece una fecha de caducidad para el acceso a Google Drive, Documentos, hojas de cálculo y Presentaciones

Por fin esta llegando la actualización que todos estábamos esperando hace mucho tiempo. Para mantener toda tu información aún más segura en tu organización, se esta introduciendo la posibilidad de configurar una fecha de caducidad para el acceso a usuarios específicos cuando les compartimos archivos en Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.

Por ejemplo, imagina que tu empresa contrata a un contratista externo para un proyecto que dura 3 meses. Para poder completar el trabajo, este contratista, necesita acceder a un hoja de cálculo que contiene información personal de tus empleados.

Con esta nueva actualización, el propietario de esta hoja de cálculo puede compartirla en modo lectura y con una caducidad de compartición de
3 meses. Pasados estos 3 meses, si el contratista intenta abrir la hoja de cálculo después de la caducidad, el acceso le sera denegado.

Se deberá tener en cuenta que sólo podremos establecer fechas de caducidad para los usuarios con acceso a “Puede Ver” o “Puede Comentar”.

No se podrán establecer fechas de caducidad para los propietarios de archivos o usuarios con permisos de “Puede Editar”.

IMPORTANTE: Esta nueva actualización sera desplegada de forma gradual de 2 o 3 meses. Para los dominios configurados con liberación rápida, el lanzamiento esta previsto en dos semanas.

Mas información:
Restringir la configuración de uso compartido para tus archivos y carpetas
Cómo compartir