Sé más competitivo con los nuevos updates de G Suite

Vivimos en un mundo de rápida evolución y actualizaciones constantes en el que cada vez más empresas recurren a G Suite para poder mantener el ritmo y poder competir en el mercado. Es tiempo de pasarse a la nube y G Suite está aquí para ponértelo fácil para transformar tu empresa. G Suite llega con actualizaciones y nuevas funciones que hacen de la colaboración cloud la mejor forma de trabajar dentro de tu empresa.

Estas son las actualizaciones que encontrarás esta semana en G Suite:

Evitar conflictos de versiones al editar archivos de Microsoft Office en Drive

Esta función utiliza la solución de sincronización en la nube Drive File Stream. Asegúrate de estar utilizando Drive File Stream para aprovecharlo.

Evite conflictos de versiones 

Cuando abres un documento de Microsoft Word, Powerpoint o Excel en Drive, se verificará si alguien más está editando el documento. Luego, Google te avisará si es seguro editar o si debes esperar. Drive puede decirte:

  • Seguro de editar: nadie más está editando.
  • Espere a editar: otras personas están editando, por lo que sus ediciones crearán versiones múltiples y conflictivas.
  • Nueva versión creada: Otro editor guardó una versión más nueva del archivo.
  • Nueva versión creada (conflicto): Mientras editaba el archivo, otro editor también lo editó. Haga clic para una comparación de lado a lado para ayudarlo a crear una versión.

Si se producen conflictos de versiones, Drive mostrará las dos versiones del documento y sus cambios uno al lado del otro. Esta característica única te ayudará a fusionar rápidamente las múltiples versiones en un documento único y actualizado.

 

Estas características forman parte de Drive File Stream. Drive File Stream es una solución de sincronización de archivos en la nube que creemos que es la mejor para la mayoría de las organizaciones de G Suite. Te permite transmitir archivos de Mi unidad y Unidad de equipo directamente desde la nube, que:

  • Hace que los archivos de Drive estén disponibles para el acceso sin conexión
  • Libera espacio en disco y ancho de banda de red
  • Minimiza la cantidad de datos de la compañía almacenados en los discos duros de los usuarios
  • Habilita nuevas características como alertas de conflicto de versión para archivos de Microsoft

 

Nuevo cuadro de búsqueda inteligente en Google Drive

Cuando haces clic en el cuadro de búsqueda, verás una variedad de opciones. Haz clic en una opción para realizar rápidamente una búsqueda con un filtro relevante aplicado. Podrás:

  • Tus mejores colaboradores Haz clic en una persona para buscar los archivos con los que has colaborado.
  • Consultas de búsqueda sugeridas. Haz clic en un término para buscarlo.
  • Tipos de archivos, historial de edición, elementos prioritarios y más. Haz clic para mostrar los archivos que coinciden con los criterios resaltados.

Estos filtros pueden ayudarte a encontrar archivos más rápidamente sin tener que recordar un título o palabra clave específicos. Cada categoría de filtro sugerido utiliza el aprendizaje automático multivariante para predecir qué es lo más probable que utilices, los filtros mejorarán con el tiempo.

Mantener las empresas (y correos electrónicos) seguros

Mantener nuestra seguridad de datos es nuestra principal prioridad, por eso Google utiliza el aprendizaje automático para analizar los indicadores de amenazas a través de miles de millones de mensajes en Gmail para ayudar a identificar rápidamente los posibles ataques de seguridad. El aprendizaje automático ayuda a proteger a más de 1.400 millones de cuentas activas de usuario de Gmail de casi 10 millones de correos no deseados y correos electrónicos maliciosos por minuto.

Hoy, Gmail está generalmente disponible para los clientes de G Suite, de modo que, además de estas funciones de seguridad integradas, más empresas pueden aprovechar características como advertencias de seguridad rediseñadas, repetición de sesión, acceso sin conexión y más.

Como se anunció en abril, el nuevo Gmail presenta una interfaz de usuario completamente nueva junto con varias características diseñadas para ayudarte a administrar mejor tu correo electrónico (y tu tiempo). Por ejemplo, en el nuevo Gmail puedes:

Como administrador de G Suite, puedes migrar a tus usuarios al nuevo Gmail a un ritmo que tenga sentido para tu organización. A partir de ahora, las siguientes opciones están disponibles en la Consola de administración:

 

Gmail sin conexión estará desactivado de manera predeterminada; deberás habilitarlo en la consola de administración. Ten en cuenta que el modo confidencial aún no está disponible para G Suite; estad atentos para obtener más información sobre cuando se lanza a los usuarios de G Suite.

Google Voice ahora está disponible para los clientes de G Suite a través del Programa Early Adopter (Beta)

Google Voice para G Suite te proporciona un número de teléfono que no está vinculado a un dispositivo, por lo que puedes realizar y recibir llamadas desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar. Al usar Google Voice junto con Hangouts Meet y Hangouts Chat, tu organización puede estandarizar en Google como socio único para todas tus necesidades de comunicación.

 

Los participantes en el Programa de Adopción Temprana (EAP) de Google Voice para G Suite pueden esperar:

  • Una aplicación para web, Android e iOS donde los usuarios pueden vincular su cuenta de Google con su número de teléfono de Google Voice
  • Tiempo ahorrado con una implementación rápida y flujos instantáneos para permitir que los administradores asignen números a los usuarios individualmente y en grandes cantidades
  • Flexibilidad para que los usuarios elijan sus propios números y configuren sus preferencias de reenvío
  • Los números de teléfono asignados se sincronizan automáticamente con el directorio de la compañía y aparecen en Contactos de Google
  • Integraciones de G Suite con Hangouts Meet y Calendar

Una vez aceptados en el EAP, los administradores de G Suite pueden comenzar a proporcionar a sus usuarios los números de teléfono de Google Voice. Ten en cuenta que solo  se aceptan clientes de G Suite que no necesitan asistencia para la ubicación de datos en este momento. Además, este EAP no está disponible actualmente para G Suite para dominios gubernamentales.

Por último, la versión gratuita de Google Voice seguirá estando disponible para los consumidores con el conjunto de funciones existente, y los usuarios consumidores continuarán recibiendo actualizaciones de la aplicación.

 

Novedades Hangouts Meet

Tras los meses de prueba, Hangouts Meet porfín estará disponible en la reuniones de Google Calendar a partir del 21 de mayo de 2018. El rendimiento de Meet es notablemente superior al de las videollamadas de la versión clásica de Hangouts. Ofrece una experiencia de usuario más sencilla y directa, y permite unirse a las videollamadas de forma más segura y fiable.

Novedades de Meet

Desde su lanzamiento en marzo del 2017, Meet ha incorporado nuevas funciones, como la API de informes, las llamadas salientes y el chat integrado en las reuniones, el kit hardware de Hangouts Meet para salas de conferencias. Asimismo, en las reuniones organizadas por clientes de G Suite Enterprise podrán participar hasta 50 personas. Meet será por fin compatible con los navegadores Firefox a partir de mayo.

¿Cuándo habilitará Google las videollamadas de Meet en mi organización?

En tu organización la actualización de la versión clásica de Hangouts a Meet empezará a partir del 21 de mayo del 2018. No necesitas hacer nada. En los eventos que se creen en Calendar se incluirán detalles de videollamadas de Meet.

Cómo preparar los usuarios

Puedes seguir usando temporalmente la versión clásica de Hangouts como opción predeterminada de videoconferencias cuatro semanas más. Para ello, inhabilita las videollamadas de Meet en Aplicaciones > G Suite > Hangouts de Google > Configuración global. A partir de junio, tus eventos de Calendar incluirán detalles de videollamadas de Meet en lugar de enlaces de la versión clásica de Hangouts. Los enlaces a videollamadas que se hayan creado anteriormente en la versión clásica de Hangouts se podrán seguir usando al menos hasta el 13 de agosto del 2018.

Puedes ver una comparación detallada de las funciones actuales de Hangouts y las nuevas de Meet en este artículo del Centro de Ayuda.

¿Con qué navegadores será compatible Meet?

Meet no es compatible con los navegadores Internet Explorer ni Safari. Si tienes usuarios de videoconferencias que utilizan estos navegadores, revisa los detalles del plan de transición y decide si te interesa inhabilitar la activación automática de Meet mediante los ajustes de la consola de administración.

 

Para obtener más información, ver los recursos que puedes usar en las comunicaciones con tus usuarios y consultar otros detalles sobre el cambio, accede al Centro de Ayuda.