Cambiar la dirección de correo electrónico en Zoho CRM

Puedo cambiar la dirección de correo electrónico de mi cuenta de Zoho CRM

¿Puedo cambiar la dirección de correo electrónico de mi cuenta de Zoho CRM? Últimamente son muchas las usuarias y usuarios que nos han preguntado sobre esta cuestión. Os lo explicamos en este post. Vamos a ello:

No, no es posible cambiar la dirección de correo electrónico de su cuenta de Zoho CRM. Sin embargo, puede cambiar la dirección de correo electrónico de su cuenta de Zoho, que se aplicará a todos los productos de Zoho a los que esté suscrito.

Pasos para cambiar su dirección de correo electrónico de mi cuenta de Zoho CRM

Siga estos pasos para cambiar su dirección de correo electrónico:
  1. Vaya a https:accounts.zoho.com
  2. En la   sección  Perfil , haga clic en Dirección de correo electrónico . 
  3. Haga clic en el  botón + Agregar dirección de correo electrónico  . Esta dirección de correo electrónico se agrega como su dirección de correo electrónico secundaria.
  4. Haga clic en el  icono Convertir en principal  para marcar su dirección de correo electrónico como principal.
  5. En la ventana emergente, haga clic en  Convertir en principal .
    Es posible que se le solicite que ingrese la contraseña.
  6. Una vez verificado, haga clic en  Hacer principal.

 

Ayuda, soporte y asesoramiento

 

Esperamos que la información te haya servido de ayuda y te invitamos a contactarnos para cualquier problema o duda que te pudiera surgir. Desde Apps Implantadores trabajamos para ayudarte en procesos y herramientas para la transformación digital de tu negocio o proyecto.

Integración comercial de WhatsApp en Zoho

Imagen de la integración comercial de WhatsApp en Zoho
WhatsApp es una de las aplicaciones de mensajería de texto más utilizadas que ha ganado una inmensa popularidad entre las empresas debido a sus servicios de mensajería rápidos y sin complicaciones.
Dado que permite a los clientes iniciar la conversación con la empresa, los clientes obtienen una ventaja sobre la privacidad y su decisión de compra. En este post vamos a explicar cómo llevar a cabo la integración comercial de WhatsApp en Zoho. Vamos a ello. 

requisitos previos  

Antes de poder integrar WhatsApp Business en su Zoho CRM, debe cumplir con los siguientes requisitos previos:

  1. Una cuenta de Facebook Business Manager.

  2. Un negocio verificado.

  3. Una cuenta de WhatsApp Business.

  4. Un número de teléfono registrado para acceder a la API de WhatsApp Business.
    El Número de Teléfono debe cumplir con los requisitos mencionados aquí .

Integración comercial de WhatsApp en Zoho

Para ayudar a las empresas a interactuar con sus clientes a través de mensajes comerciales desde la cuenta de CRM, así como para mantener un registro de estas interacciones, Zoho CRM ofrece una integración comercial perfecta con WhatsApp en Zoho. Solo un administrador puede iniciar esta integración.

Para la integración comercial de WhatsApp en Zoho CRM

  1. Vaya a Configuración > Canales > Business Messaging .

  2. En WhatsApp, haga clic en Detalles > Integrar .

  3. En la página de solicitud de acceso de WhatsApp, inicie sesión con las credenciales de Facebook Business Manager.

  4. Haga clic en Comenzar .

  5. Haga clic en Continuar para dar permiso.

  6. Cree una nueva cuenta comercial de Facebook o seleccione una cuenta existente entre las opciones.
  7. Cree una nueva cuenta comercial de WhatsApp o seleccione cuentas existentes de las opciones.
  8. Haga clic en Continuar .

  9. Cree un nuevo perfil de WhatsApp Business o seleccione un perfil existente de las opciones.

  10. Haga clic en Continuar.

  11. Verifica tu número de WhatsApp Business.

  12. Haga clic en Aceptar  en la siguiente pantalla.

  13. En la  ventana emergente Configurar perfil de WhatsApp Business en CRM  :

    1. Proporcione un apodo para el perfil comercial de WhatsApp en CRM.

    2. Seleccione un número de teléfono para asociarlo con el perfil de WhatsApp Business.

      Todos los números asociados con su perfil de WhatsApp Business Manager se enumerarán aquí. Si un número no cumple con las condiciones mencionadas en los  Prerrequisitos , no podrá asociar el número en particular.

  14. Proporcione un apodo para el perfil comercial de WhatsApp en CRM y haga clic en Siguiente.

    1. Proporcione las preferencias de la cuenta eligiendo entre las opciones desplegables.
      Elija agregar como clientes potenciales o contactos

    2. Asignar a usuarios, grupos o roles

    3. Elija los usuarios, grupos o rol.

  15. Haga clic en  Guardar .
La cuenta de mensajería de WhatsApp Business está activada.

Notas:

  • Una vez que se verifique su negocio, se revisará para verificar que cumpla con los Términos de servicio de WhatsApp la Política de comercio de WhatsApp .

  • Si ha cambiado el nombre de su dominio (cuentas mapeadas por dominio), debe habilitar las cookies de terceros en su navegador antes de iniciar la integración.

  • No puede usar los números de teléfono de WhatsApp que se usan en otros productos. Solo los números de teléfono no utilizados  se pueden utilizar para la integración.

  • Todavía no se admite la migración de números de teléfono existentes.

Para desactivar la integración comercial de WhatsApp en Zoho
  1. Vaya a  Configuración > Canales > Mensajería empresarial.
  2. Haga clic en el  botón Desactivar  en la sección de integración de WhatsApp Business.
  3. Haga clic  en Sí, eliminar  en la ventana emergente para desactivar la integración.

Cargos de mensajes comerciales, compra de créditos y recarga automática

Los mensajes enviados por la empresa son de pago. Puede comprar créditos en función de la frecuencia de su uso para que los cargos se deduzcan automáticamente. Después de la compra inicial de créditos, puede usar la opción de recarga automática para evitar quedarse sin saldo al establecer la cantidad mínima de créditos que debe mantener en su cuenta en cualquier momento. También puede mencionar la cantidad de créditos que se deben comprar cuando se agote el límite.  

Para comprar creditos

  1. Vaya a Configuración > Canales > Mensajería empresarial.

  2. Haz clic en Comprar créditos.
    Esta opción estará disponible solo después de que el número de teléfono esté activo.

  3. Introduzca el valor.

  4. Haga clic en Siguiente.

  5. Haz clic en Realizar un pago.

Para recargar automáticamente

  1. Vaya a Configuración > Canales > Mensajería empresarial.

  2. Haz clic en Recarga automática.

  3. Activa Habilitar recarga automática.

  4. Ingrese el saldo de crédito mínimo a mantener.

  5. Ingrese el número de créditos que se agregarán cuando el saldo sea mínimo.

  6. Clic en Guardar.  

En lugar de cobrar al cliente por cada mensaje que envía, ahora se cobra a las empresas por conversación según las nuevas políticas. Cada conversación tiene una ventana de mensajería de 24 horas donde sus clientes pueden enviar mensajes ilimitados. Para obtener más información sobre los precios basados ​​en conversaciones para WhatsApp Business y consultar las distintas hojas de tarifas, haga clic aquí . 

Trabajar con la pestaña Mensajes

 1. Vista de filtrado y configuración de mensajes 

En el módulo Mensajes, las usuarias y usuarios pueden usar los siguientes filtros y establecer criterios para encontrar un mensaje rápidamente:

  • Sin respuesta en x días/semanas/meses

  • Respondido en x días/semanas/meses

  • Tiempo del mensaje en x días/semanas/meses

  • El propietario del registro es x usuario o usuario registrado

  • Respondido por x usuario o usuario registrado 

 

Las usuarias y usuarios también pueden configurar una vista para el módulo para ver los mensajes que no han sido respondidos, todos los mensajes enviados hoy, todos los mensajes no respondidos, etc.

2. Recibir notificaciones de mensajes comerciales  

Cuando un cliente interesado o un cliente potencial/contacto existente envía un mensaje comercial a su número de WhatsApp comercial, se envía una notificación al usuario de CRM a través de SalesSignal y una ventana emergente.
La notificación automática se mostrará al propietario del registro.

Dentro de la notificación automática, el usuario tendrá la opción de volver a recibir una notificación después de unos minutos o una hora. Si el usuario no puede responder inmediatamente, puede hacer clic en recordar después de 15 minutos. Esta no es una configuración global, por lo tanto, el usuario debe seleccionar cuándo se le recordará cada notificación automática que reciba . Una vez que el usuario haga clic en ignorar, la notificación se cerrará.

Cuando se reciben varios mensajes, la notificación mostrará el recuento de mensajes.

El usuario también puede acceder a la notificación del mensaje desde
Señal de ventas.

3. Responder a los mensajes comerciales  

Las usuarias y usuarios de CRM pueden responder a los mensajes comerciales haciendo clic en la notificación o haciendo clic en un registro de la pestaña Mensajes. Las usuarias y usuarios también pueden hacer clic en Ver conversación desde la notificación de SalesSignal para responder.
Pueden responder a los clientes escribiendo el mensaje o enviando un mensaje comercial predefinido.
Los campos de combinación se pueden usar para extraer el valor relacionado, por ejemplo, Hola, $[Clientes potenciales.Nombre] al responder. El usuario puede obtener una vista previa del valor antes de enviar el mensaje.

Nota:
  • Las usuarias y usuarios de CRM pueden responder a un mensaje dentro de las 24 horas posteriores a la recepción. Pasado este tiempo se cerrará la ventana de mensajería de WhatsApp.

  • Solo el cliente puede iniciar una conversación enviando un mensaje comercial. Un usuario no puede enviar mensajes a clientes potenciales o contactos a través de WhatsApp.

Para responder un mensaje comercial

  1. Haga clic en la notificación para ver el mensaje.
    Alternativamente, puede ir a la pestaña Mensajes y hacer clic en el registro.

  2. Escriba su mensaje o haga clic en Texto predefinido y seleccione un texto.

  3. Haga clic en Enviar para responder.

4. Configuración y gestión de texto predefinido

Las usuarias y usuarios tendrán la opción de crear un texto predefinido que pueden enviar rápidamente a los clientes, por ejemplo:
  • Respuestas a preguntas frecuentes como ¿cuál es el costo de la cobertura del móvil? Mi pedido está retrasado, ¿pueden ayudarme a rastrear?
  • Saludos, como Hola, $[Leads.First Name] ¿cómo estás? ¿Le puedo ayudar en algo?

 

Para crear texto predefinido

  1. Vaya a la pestaña Mensajes, haga clic en un mensaje.

  2. Junto a la barra de escritura, haga clic en Nuevo texto predefinido junto a la barra de escritura.
    Alternativamente, haga clic en Administrar y + Nuevo texto predefinido.

  3. En la ventana emergente Nuevo texto predefinido, proporcione un nombre para el texto (por ejemplo, Saludos)

  4. Ingresa el mensaje de texto.
    También puede utilizar campos de combinación.

  5. Clic en Guardar.

Los mensajes de texto predefinidos se pueden editar o eliminar haciendo clic en el botón Administrar . Todos los textos se almacenan aquí, las usuarias y usuarios pueden filtrarlos por módulo o buscar usando el nombre del texto.

Nota: no puede cambiar el módulo mientras edita un texto predefinido. Esto es para evitar errores en caso de que se hayan utilizado campos de combinación en los textos predefinidos.

Para gestionar texto predefinido

  1. Vaya a la pestaña Mensajes y haga clic en Texto predefinido en el área de texto.

  2. Haga clic en Administrar en la lista desplegable.

  3. En Administrar texto predefinido, coloque el cursor sobre un texto y haga clic en el icono Editar o Eliminar. 

5. Envío de archivos adjuntos a través de mensajes comerciales  

Las usuarias y usuarios de CRM pueden enviar archivos adjuntos a través de mensajes de texto. Pueden adjuntar hasta 5 archivos usando:
  • Sube un archivo desde su computadora.
  • Adjunte archivos del Inventario, como pedidos de venta, cotizaciones, pedidos de compra y facturas.
  • Adjunte archivos desde unidades en la nube compatibles como Google Drive, Sky Drive, Evernote y Dropbox.
El usuario puede seleccionar una cotización asociada con el cliente potencial, crear una nueva cotización o enviar una de las cotizaciones disponibles según la necesidad y el tipo de negocio.
Cada pestaña de vista de conversación se divide en dos pestañas: Mensajes y Adjuntos donde se almacena la información respectiva. Puede obtener una vista previa y descargar todos los archivos adjuntos desde aquí o desde los mensajes.

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Cómo automatizar los procesos comerciales con Zoho CRM

Imagen de cómo automatizar los procesos comerciales con Zoho CRM

Si eres una usuaria o usuario experimentada de Zoho CRM, seguro que te interesa sabe cómo automatizar los procesos comerciales con Zoho CRM o quizá ya lo conoces y tienes alguna duda que en este post vamos a tratar de resolver.

Automatización de los procesos comerciales

Zoho CRM ofrece varias herramientas para automatizar las acciones repetitivas de sus procesos comerciales y ayudarlo a completar tareas de manera rápida y efectiva: regla de asignación, flujos de trabajo, Blueprint, proceso de aprobación, programaciones, acciones, reglas de escalación de casos y reglas de puntuación.

El uso de las herramientas adecuadas para el objetivo adecuado es clave en el uso efectivo de la automatización en Zoho CRM. Las siguientes herramientas lo ayudarán a configurar su CRM de la manera que desea:

Reglas de asignación

Las reglas de asignación te permiten asignar registros a un usuario de manera automática. Por ejemplo, tiene 2500 clientes potenciales que debes importar y desea asignarlos todos a James, un usuario de su cuenta de CRM. Esto lo puede hacer fácilmente con el uso de las reglas de asignación.

Proceso de aprobación

En algunos procesos comerciales, se requiere la aprobación de encargados superiores antes de que se pueda llevar a cabo la acción. Obtener su aprobación en forma manual puede tardar mucho tiempo. Zoho CRM facilita esta operación mediante la automatización del proceso.

Consideremos un ejemplo sencillo: los desarrolladores de Zylker deben conseguir la aprobación de su gerente antes de actualizar un dispositivo u obtener uno nuevo. El envío de esta solicitud mediante correo electrónico puede ser riesgoso, ya que es fácil que el gerente lo pase por alto en su bandeja de entrada. Para evitar esta situación, cree el proceso de aprobación, que permite que el gerente apruebe la solicitud con un solo clic.

Reglas de flujo de trabajo

En cualquier proceso comercial, ciertas acciones como el seguimiento de un cliente, la actualización del estado de un cliente potencial después de haberte comunicado con él y la incorporación de tareas de un cliente potencial se llevan a cabo en forma habitual y pueden tardar mucho tiempo. Puede usar reglas de flujo de trabajo para automatizar estos procesos y minimizar el trabajo manual.

Analicemos la siguiente situación:
cuando los clientes potenciales de alta prioridad se registran en Zoho CRM, el propietario de los clientes potenciales quiere realizar las siguientes acciones:

  • Enviar una notificación por correo electrónico al gerente correspondiente
  • Actualizar el campo Estado de cliente potencial a Contactado

Es posible que este proceso no se tarde tanto para una cantidad pequeña de clientes potenciales de alta prioridad, pero, mientras más clientes potenciales haya, más trabajo se requiere.

A continuación, se indica cómo las reglas de flujo de trabajo pueden resolver el problema.
Cree una regla de flujo de trabajo en Zoho CRM para que, cuando un cliente potencial se cree y etiquete como Alta prioridad, el gerente asociado reciba una notificación inmediata y el campo de estado se actualice a Contactado. Esto sucederá en forma automática cada vez que un cliente potencial de alta prioridad se incorpore en la cuenta.

Blueprint

Un Blueprint es una representación visual y funcional de todos los elementos fundamentales para un proceso satisfactorio de ventas. El diseño de un Blueprint para su proceso es similar a la planificación de la ruta más eficiente antes de comenzar un viaje: le permite mantenerse alineado con sus objetivos.

Consideremos el desarrollo de una relación de valor con los clientes potenciales. Primero, debe recopilar la información acerca del cliente potencial e incorporarlo a su cuenta; luego, comunicarse con él. Cuando intente comunicarse con el cliente potencial, es posible que no le responda la llamada, en cuyo caso deberá volver a intentarlo el día siguiente. Una vez que se haya comunicado satisfactoriamente con el cliente potencial, es posible que los resultados sean los siguientes:

  • El cliente potencial no está interesado
  • Es un cliente potencial que no tiene futuro
  • El cliente potencial es legítimo y puede comenzar a interactuar

Es importante determinar cuál de esas opciones corresponde al cliente potencial, para que pueda identificar a qué clientes potenciales vale la pena dedicarse y seguir. La categorización del cliente potencial en CRM permite garantizar que se le preste el nivel adecuado de atención y que el representante de ventas sepa cuáles son los próximos pasos.

Programaciones

Las programaciones le permiten establecer acciones automáticas para que se ejecuten de manera instantánea o en un momento determinado. También puede escoger ejecutar estas programaciones en forma diaria, semanal o mensual. Las programaciones también le permiten integrar datos en aplicaciones de terceros y sincronizarlos.

Acciones

A través de las acciones, puedes automatizar varias actividades relacionadas con el proceso de ventas. Zoho CRM te permite realizar cinco acciones distintas. Estas son las siguientes:

  • Notificaciones por correo electrónico: crea notificaciones por correo electrónico para enviárselas a sus clientes potenciales o contactos. Cuando las notificaciones por correo electrónico se asocian con una regla de flujo de trabajo, se activan en forma automática. Por ejemplo, puedes enviar un correo electrónico de bienvenida cuando un cliente potencial se agregue a su cuenta de CRM.
  • Tareas: crea tareas para usuarias o usuarios en su cuenta de CRM. Por ejemplo, si deseas asignar tareas a un usuario una vez que se agregue una clienta o cliente potencial a su cuenta de CRM, puede crear la tarea y asociarla con la regla de flujo de trabajo, a fin de que se asigne en forma automática.
  • Actualizaciones de campo: actualiza los campos de CRM con los valores correspondientes. Por ejemplo, si deseas actualizar el campo de estado de cliente potencial a Contactado una vez que se completa una tarea, puedes hacerlo mediante la creación de una acción de actualización de campo y la asociación de esta con una regla de flujo de trabajo.
  • Webhooks: envía notificaciones web a una aplicación de terceros cuando se produzcan ciertos eventos en su cuenta de CRM.
  • Funciones personalizadas: te permiten ejecutar scripts de programación personalizados para actualizar registros en CRM o en una aplicación de terceros.

Reglas de escalación de casos

Es posible que algunas tareas no las puedas llevar a cabo la persona asignada por varias razones. Puede establecer reglas de escalación, que escalan la tarea al siguiente integrante de la jerarquía de la organización, a fin de garantizar que tarea se realice a tiempo.

Reglas de puntuación

Las reglas de puntuación te permiten identificar los registros en los que vale la pena dedicar su tiempo, a fin de que puedas concentrarte en prestar su atención a ellos. También puede determinar las acciones correspondientes para los registros que no están progresando en su proceso de ventas.

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Zoho Contracts: idóneo para la gestión de contratos

Imagen Zoho Contracts, idóneo para la gestión de contratos

¿Ya conoces Zoho Contracts? Zoho Contracts: idóneo para la gestión de contratos en entornos dinámicos.

Desde Zoho somos sabemos de la necesidad de las empresas modernas de disponer de una herramienta para la gestión de contratos en entornos dinámicos. Vamos a ello:

 

Contratos Zoho: simple, pero completo

 

El panorama comercial actual es más dinámico que nunca: las cadenas de suministro globales son más complicadas, las medidas regulatorias son más complejas y los modelos de ventas son más diversos.

Existe una mayor demanda de un potente sistema de gestión de contratos que le ayude a mantenerse ágil en estos entornos empresariales volátiles. Los sólidos sistemas CLM también le otorgan conocimientos estratégicos para mantenerse por delante de la competencia.

Zoho Contracts mejora la eficiencia de tus operaciones legales y aborda de manera integral la gestión de contratos para facilitar mejores resultados comerciales. Su diseño simple, características sofisticadas y flexibilidad para escalar lo convierten en una solución convincente para empresas de todos los tamaños.

 

Autoría de contratos

 

Más fácil que nunca

  • Plantillas predefinidas para contratos de uso común y la capacidad de crear plantillas personalizadas .
  • Asistente de creación de contratos para generar contratos en un instante.
  • Editor de documentos integrado con capacidades avanzadas de ensamblaje de documentos y todas las funciones de nuestro potente procesador de texto, Zoho Writer.
  • Colaboración intuitiva a través de funciones como control de cambios y comentarios.

 

 

Autoría de contratosAutoría de contratosAutoría de contratos

Tiempo de respuesta

 

De semanas a días

  • No es necesario enviar documentos adjuntos de ida y vuelta para la negociación. Proporcione acceso controlado a los contactos de la contraparte a través de enlaces protegidos con contraseña.
  • Participe sin esfuerzo en múltiples rondas de negociación con funciones de revisión, comentarios contextuales y control de versiones.
  • Obtenga firmas legalmente vinculantes en minutos con Zoho Sign , el software de firma electrónica de Zoho, integrado en su cuenta de Zoho Contracts.
Tiempo de respuesta con un sistema de gestión de contratos

Mitigación de los riesgos del contrato

 

Con la mejor gestión de obligaciones de su clase

  • El módulo de obligaciones contextuales dentro de cada contrato asegura que ninguna obligación contractual quede sin cumplir.
  • Rastree y cumpla con las obligaciones delegando tareas a sus respectivos dueños de negocios.
  • Agregue elementos de acción como tareas únicas o recurrentes, y nunca pierda obligaciones con la ayuda de recordatorios.

Mitigue los riesgos de los contratos con una solución de gestión de contratos digitalesMitigue los riesgos de los contratos con una solución de gestión de contratos digitales

Gestión holística del ciclo de vida

 

Con piezas individuales finamente elaboradas.

  • Importe contratos en estado borrador, firmado o incluso vencido y adminístrelos desde Zoho Contracts.
  • Diseñe sus propios flujos de trabajo de aprobación, tanto secuenciales como paralelos.
  • Aproveche el poder de la analítica para obtener información valiosa a partir de los datos del contrato.
  • Modifique, renueve, amplíe o rescinda un contrato con plantillas de cartas, que capturan el historial del contrato e identifican y muestran automáticamente los cambios actuales, lo que reduce la necesidad de intervención humana y evita errores manuales.
Gestión holística del ciclo de vida del contratoGestión holística del ciclo de vida del contratoGestión holística del ciclo de vida del contrato

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¿Cómo crear roles y perfiles en Zoho CRM?

Imagen de cómo crear roles y perfiles en Zoho CRM

Seguro que en más de una ocasión te has planteado ¿cómo crear roles y perfiles en Zoho CRM? En este post vamos a ver cómo conceder la responsabilidad correcta a los perfiles adecuados y cómo proteger los datos de tus clientes en distintos niveles.

Con tu cuenta de Zoho CRM puedes asignar funciones de usuarias y usuarios que definan los módulos y los permisos a nivel de campo para administrar quién ve qué elementos en los diferentes niveles de uso compartido de datos.

Por ello, es importante definir un control riguroso en el acceso a los datos y un sistema flexible con jerarquías de acceso a los datos internos de un proyecto y/o empresa. Vamos a ello:


Administra perfiles

En Zoho CRM, con la función de perfil, se controla el permiso de los módulos, los registros y los campos en un registro; además de varias utilidades de CRM, como importar, exportar, enviar correo electrónico, actualización masiva, etc. Los usuarios asociados al perfil pueden acceder a las funciones que se les asignaron.

Disponibilidad

Se requiere permiso de perfil: los usuarios que cuenten con permiso para administrar perfiles en el perfil pueden acceder a esta función.

Nota

  • Zoho CRM proporciona dos perfiles de manera predeterminada.
    Perfil de administrador: con este perfil, se puede acceder a todas las funciones de la cuenta de Zoho CRM.
    Perfil estándar: con este perfil, el acceso a las funciones de la cuenta de Zoho CRM es limitado.

Características clave

Mediante el perfil, se controlan las siguientes funciones:

  • Permisos a nivel de módulo
  • Permisos de configuración
  • Permisos de extensión
  • Cambio instantáneo y guardado automático

 

Asigna roles y controla lo que ven los usuarios

Repliqua la jerarquía de la organización en el sistema de CRM mediante la asignación de roles según el tipo de usuario, desde vendedores hasta gerentes de ventas.

Permisos basados en los roles de su organización

 

Una sola opción no sirve para todos los casos

Elije entre la jerarquía de roles o la jerarquía de subordinados para optimizar el escalamiento organizacional y permitir que todos tengan acceso a los datos apropiados.

Preferencia de jerarquía

 

Uso compartido a nivel de registro

Habilita el permiso de uso compartido a nivel de registro para sus usuarias y usuarios y permite que compartan registros individuales o de manera masiva. Proporciona a otros miembros conjuntos de permisos similares o diferentes, de acuerdo con su jerarquía de funciones.

Comparta registros de forma individual o masiva

 

Gestiona los permisos de las usuarias y usuarios con perfiles

Utiliza perfiles en Zoho CRM para impedir que las usuarias y usuarios eliminen o exporten registros de clientes. Cada miembro del equipo solo tendrá acceso a las funciones que necesita.

Defina perfiles con diversos grados de permisos

 

Seguridad a nivel de campo

Con una seguridad a nivel de campo, asegura la información confidencial, como datos bancarios de clientes, para que otros no puedan acceder. Selecciona la información que determinados usuarias y usuarios podrán ver y decida quién está autorizado a editarla.

Acceso seguro a campos individuales

 

Programa los turnos de las usuarias y usuarios

Configura el horario de trabajo para controlar la programación laboral de cada usuaria y usuario en tu organización. Crea hasta 30 turnos y asigne tareas a las usuarias y usuarios según la zona horaria en la que se encuentren o según sus horarios de turnos.

Defina el horario de trabajo y de turnos de su empresa

 

Concede acceso con reglas de uso compartido

Gestiona la configuración de uso compartido de datos de la empresa mediante el otorgamiento de derechos de acceso a un determinado conjunto de usuarias y usuarios perteneciente a otros roles y otros grupos. Selecciona los registros que deseas compartir y controla el acceso a sus registros a través del acceso de solo lectura o de lectura/escritura.

Gestione el intercambio de datos de toda la organización con facilidad

 

Los grupos facilitan el proceso de venta en equipo

Crea nuevos grupos para que sus equipos de ventas de diferentes departamentos puedan colaborar en conjunto en los acuerdos. Asocia miembros (usuarios, roles, subordinados) con el grupo y comparta información común mediante la aplicación de reglas de uso compartido de datos.

Comparta datos entre diferentes equipos mediante la creación de grupos

 

Trabaja en varias cuentas de CRM con un solo inicio de sesión

Asocia una usuaria o usuario con varias cuentas de CRM para permitir que las empresarias y empresarios, la administración superior y los encargados de la toma de decisiones administren varias empresas o unidades de negocios con facilidad. Las usuarias y usuarios pueden cambiar entre cuentas con rapidez para facilitar el acceso a datos empresariales clave, con el fin de ayudarlos a comprender el crecimiento y obtener perspectivas que se pueden utilizar para preparar informes, programas e ideas para planificación futura, todo con un solo conjunto de credenciales de inicio de sesión.

Ayuda, soporte y asesoramiento

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Registros de búsqueda en filtros avanzados en Zoho CRM

Ilustración de cómo filtrar registros búsqueda mediante filtros avanzados en Zoho CRM

¿Quieres saber cómo filtrar registros búsqueda mediante filtros avanzados en Zoho CRM? Si habitualmente trabajas con filtros avanzados Zoho CRM para obtener registros de búsqueda de una manera mucho precisa que las búsquedas basadas en los filtros habituales, en este artículo te explicamos algunas de las mejoras en las opciones de filtro avanzadas en CRM, así como su funcionamiento.

De esta manera podrás hacer seguimientos de alto valor en relación a las actividades de ventas o descubrir clientes potenciales sin explotar o aspectos esenciales para tu modelo de negocio al los que no tenías acceso .

Introducción a las opciones de filtro avanzadas en CRM

En este artículo, te exponemos qué son filtros avanzados de Zoho CRM desde el inicio por si todavía no estás lo suficiente familiarizado y cómo funcionan y, las últimas novedades en mejoras para que puedas acceder a información sumamente valiosa para tu proyecto de negocio.

Por ello, te exponemos cómo puedes realizar los registros de búsqueda fácilmente con opciones de filtro avanzadas en CRM. O lo que es lo mismo, cómo hacer que un campo de búsqueda te ayude a asociar registros en diferentes módulos.

Ahora, las opciones de filtro avanzadas en CRM incorporan nuevas mejoras a la ventana emergente de búsqueda tradicional para que sea más fácil para los usuarios filtrar registros  según sea necesario. Vamos con ello.

 

¿Qué son los filtros avanzados de Zoho CRM?

 

El filtro avanzado es una potente herramienta de búsqueda que le permite extraer información de ventas valiosa al instante, que de otro modo le tomaría mucho tiempo encontrar. Con un filtro normal, su búsqueda se basa en valores de campo; por ejemplo, todos los clientes potenciales cuyo estado sea “California”. Esto es muy simple y habitual. En cambio, con filtros avanzados, puede ejecutar búsquedas más avanzadas según las actividades asociadas a los registros, como clientes potenciales “que no tienen actividades abiertas asociadas a ellos”. O “acuerdos sin notas durante los últimos 6 meses”.

Cuando los criterios de filtros avanzados se basan en prioridades de ventas como tareas, notas y correos electrónicos en lugar de solo valores de campo, aumentan de gran manera las posibilidades de descubrir una valiosa información de ventas. Cuando utiliza combinaciones inteligentes de los criterios disponibles, los filtros avanzados funcionan realmente como por arte de magia.

Filtrar registros mediante filtros avanzados

Para filtrar registros mediante filtros avanzados

  1. Vaya al módulo deseado.
  2. Seleccione la vista de lista de módulo requerida.
  3. En Filtrar [registros] por, seleccione las combinaciones que desee.
    Puede seleccionar cualquier cantidad de combinaciones de búsqueda según sea necesario.
  4. Haga clic en Aplicar filtro.
    Se muestran los registros que coinciden con los criterios.
  5. Puede seleccionar registros y asignarles actividades de seguimiento adecuadas o ejecutar macros en ellos.
    También puede guardarfiltros para uso futuro.

    Una vez que haya guardado los filtros, podrá ver la cantidad de registros en cada filtro que se actualizará en tiempo real. Por ejemplo, el módulo Clientes potenciales, puede guardar un filtro denominado “Clientes potenciales inactivos”. A medida que varíe la cantidad de registros que coincidan con los criterios del filtro, se mostrará la cuenta actualizada al lado del nombre del filtro. Esto lo ayudará a obtener con rapidez una instantánea del volumen de registros según cada uno de sus filtros guardados y a priorizar sus acciones en consecuencia.

Nota:

  • Verá el botón Guardar filtro cuando haya aplicado el filtro.
  • Puede guardar hasta un máximo de 5 filtros.
  • Los filtros guardados son específicos de cada usuario.

Utilizar filtros avanzados con eficacia

A continuación, se muestran algunas situaciones de ventas comunes en las que puede utilizar con eficacia las ventajas de los filtros avanzados. Recuerde que estos son solo ejemplos. Existe un sinnúmero de situaciones similares que puede idear según la combinación de criterios de búsqueda.

Descubrir clientes potenciales sin explotar

Cada semana, trabaja en un nuevo conjunto de clientes potenciales. Con el tiempo, pierde el seguimiento de los clientes potenciales que requerían un segundo o tercer seguimiento. No obstante, en realidad, entre aquellas ideas de clientes potenciales inactivos podría estar esperándolo un gran acuerdo, pero solo si le realiza un seguimiento. Los filtros avanzados pueden filtrar dichos registros por usted en cuestión de segundos.

  1. Vaya al módulo Clientes potenciales.
  2. Seleccione la vista de lista de módulo requerida.
  3. En Filtrar clientes potenciales por, seleccione las siguientes combinaciones:
    • Seleccione Actividades > Sin actividades > Este año
    • Seleccione Notas > Sin notas > Este año
    • Seleccione Correos electrónicos > No enviados > Este año

    Puede seleccionar cualquier cantidad de combinaciones de búsqueda según sea necesario.

    Haga clic en Más para ver más criterios de búsqueda.

  4. Haga clic en Aplicar filtro.
    Se muestran los registros que coinciden con los criterios.
  5. Puede seleccionar registros y asignarles actividades de seguimiento adecuadas o ejecutar macros en ellos.

Descubrir registros con probabilidades de convertir

Siempre puede estar al tanto de las posibilidades de convertir un cliente potencial y concretar un acuerdo gracias a la predicción de conversión de Zia. Aunque esto le facilita priorizar los clientes potenciales y acuerdos con altas posibilidades de conversión, puede incluso descubrir aquellos que, según creyó, contaban con menos o nulas posibilidades de conversión, pero que presentan una tendencia positiva. Mediante filtros avanzados, puede extraer clientes potenciales y acuerdos que presenten una reciente tendencia positiva con mejores posibilidades de conversión que antes y, de esa manera, asegurarse de no perder ninguna oportunidad.

En el módulo de clientes potenciales,

  1. Seleccione la vista de lista de módulo requerida.
  2. En Filtrar acuerdos por, seleccione las siguientes combinaciones:
    • Seleccione Predicción > Probabilidad de convertir > Baja
    • Seleccione Puntuación de predicción > Menor que 10
    • Seleccione Puntuación de predicción reciente > presenta Tendencia positiva > en los últimos 2 días

Puede incluso filtrar para ver clientes potenciales con tendencia negativa o seleccionar cualquier cantidad de combinaciones de búsqueda, según sea necesario.

Asimismo, puede filtrar clientes potenciales según la predicción de conversión.

Realizar un seguimiento de las actividades de ventas

Desea realizar un seguimiento de sus actividades de ventas, como también la de sus subordinados. Mediante filtros avanzados, ahora puede acotar todos los acuerdos potenciales a aquellos que no tengan actividades asociadas para el mes siguiente, pero cuya fecha de cierre se encuentre dentro del mes en curso. Puede agregar la cantidad potencial como otro criterio, lo que restringirá aún más la búsqueda.

  1. Vaya al módulo Tratos.
  2. Seleccione la vista de lista de módulo requerida.
  3. En Filtrar acuerdos por, seleccione las siguientes combinaciones:
    • Seleccione Actividades > Vencidas > Tareas
    • La fecha de cierre es > Este mes

      Haga clic en Más para ver más criterios de búsqueda.
  4. Haga clic en Aplicar filtro.
    Se muestran los registros que coinciden con los criterios.
  5. Puede seleccionar registros y asignarles actividades de seguimiento adecuadas o ejecutar macros en ellos.

Para profundizar aún más la búsqueda, también podría mencionar la cantidad potencial. Por lo tanto, si obtiene una lista de registros de acuerdos con valores de más de USD 50 000 que se cerrarán este mes, pero para los que existen actividades vencidas, esto es algo a lo que tendrá que prestar mucha atención.

Además de las tareas vencidas, también puede filtrar la siguiente información sobre los acuerdos:

  • Acuerdos que se cierran este mes, pero sin actividades, notas ni correos electrónicos asociados a ellos. Esto significa que quedan inactivos.
  • Acuerdos de ferias laborales que se han perdido, los cuales probablemente desee reabrir y quizá seguirlos por segunda vez.

De esta manera, los filtros avanzados hacen que a los gerentes de ventas y representantes de ventas les sea fácil perseguir dichos casos y actuar sobre ellos al instante.

Filtrar contactos según sus etapas de acuerdos con facilidad

Considere la siguiente situación. Está buscando enviar correos electrónicos y otros documentos pertinentes solo a aquellos contactos que se encuentren en la etapa de propuesta de valor. Se consume mucho tiempo si se realiza una búsqueda manual de cada contacto que se encuentre en esa etapa en particular. Utilice filtros avanzados en el módulo de contactos para reducir al máximo la búsqueda de aquellos contactos con facilidad.

  1. Vaya al módulo Contactos.
  2. En Filtrar contactos por, seleccione Etapa de acuerdo Propuesta de valor.
  3. Haga clic en Aplicar filtro.

Se mostrarán los contactos que coincidan con estos criterios. Puede seleccionar todos estos contactos y enviar un mensaje de correo electrónico masivo, actualizar registros o realizar cualquier otra acción masiva, según sea necesario.

Seguir registros según respuestas a la campaña

Cuando filtre registros basados en respuestas a su campaña reciente, podrá comunicarse con sus clientes potenciales de mejor forma con un refinado mensaje según su respuesta.

Supongamos que, de todos los destinatarios a quienes les envió un correo electrónico en la campaña reciente, 12 lo abrieron e hicieron clic en los enlaces incluidos. Puede estar seguro de que necesitan su oferta y están interesados en saber qué puede ofrecerles. Con un pequeño impulso definitivo, puede convencerlos fácilmente y ayudarlos a tomar una buena decisión.

Para capturar la lista de contactos que puedan estar interesados en escuchar lo que tiene que decir,

  1. Vaya al módulo Contactos.
  2. En Filtrar contactos por, seleccione estas combinaciones:
    • Seleccione la casilla de verificación Campañas.
    • Especifique el nombre de la campaña y elija la campaña correspondiente en las sugerencias. Puede elegir hasta 5 campañas a la vez.
    • También puede seleccionar el tipo de campaña y el estado de la campaña en los menús desplegables correspondientes para acotar las sugerencias de búsqueda.
    • Elija el estado de miembro “Abierto” y “Seleccionado“.
    • Haga clic en Aplicar filtro.

Ahora, se mostrarán aquí todos los contactos que solo abrieron su correo electrónico o lo abrieron e hicieron clic en los enlaces incluidos. Esos contactos son los posibles clientes principales que debe convencer y convertir en negocios.

Asimismo, también puede filtrar registros en el módulo de clientes potenciales según las respuestas a la campaña.

Utilizar filtros de seguimiento de tiempo

Los filtros avanzados incluyen un conjunto de filtros de seguimiento de tiempo, cuyo fin es permitirle con facilidad filtrar registros sobre los que se haya trabajado o no en un período especificado.

Por ejemplo, puede filtrar clientes potenciales que hayan permanecido “intactos” durante 6 meses. No necesita ejecutar un informe independiente: obtendrá esta imagen mediante el filtro de seguimiento de tiempo denominado “Registros intactos”.

Los siguientes son los filtros de seguimiento de tiempo y sus definiciones:

  • Registros tocados: le permite ver los registros actualizados en el período especificado. En ello se incluyen también los cambios realizados a los registros secundarios relacionados.
    Por ejemplo, si ejecuta este filtro en el módulo de contactos y se ha editado un acuerdo asociado dentro del período especificado. En este caso, este contacto también se considerará como “tocado” o modificado y se mostrará en los resultados.
  • Registros intactos: le permite ver los registros que no se han actualizado de ningún modo.
    Por ejemplo, si ejecuta este filtro en el módulo de contactos, mediante este filtro se mostrarán los contactos que no se actualizaron de ningún modo dentro del período especificado.
  • Acción sobre registros: registros que se han modificado dentro del período especificado. En este filtro, solo se mencionan los registros si se ha editado cualquier campo del registro. Esto no incluye los cambios realizados a los registros secundarios relacionados.
    Por ejemplo, si ejecuta este filtro en el módulo de contactos, en los resultados se mostrarán los contactos cuyos campos directos se editaron. Si se editó un acuerdo asociado, este contacto no se mostrará en los resultados.
  • Acción sobre registros relacionados: le permite ver registros solo cuando se hayan actualizado sus registros secundarios relacionados.
    Por ejemplo, si ejecuta este filtro en el módulo de contactos y se actualizó un acuerdo asociado, este contacto se mostrará en los resultados. Este contacto no se mostrará en los resultados si solamente se actualizó el contacto.

En resumen, Registros tocados = Acción sobre registros + Acción sobre registros relacionados.

En todos estos filtros, encontrará los siguientes parámetros en los criterios:

  • Por usuario: se refiere a registros actualizados por un usuario de CRM.
  • Por el sistema: se refiere a registros actualizados por el sistema de CRM a través de actualizaciones de campos de flujo de trabajo, API, de conversión de registros y combinación automática de registros durante la desduplicación.

Actuar al instante cuando se obtenga información

Los filtros avanzados no solo le permiten obtener información rápida, sino también realizar un seguimiento de los resultados obtenidos. Por ejemplo, descubrió clientes potenciales que pasaron inadvertidos. Filtró clientes potenciales que necesitan su atención. Pero ¿qué viene después?

En el momento en que filtre registros, los filtros avanzados le permitirán actuar sobre ellos al instante. Existen acciones rápidas que se pueden realizar sobre los registros, entre ellas, macros, actualización masiva y asignación de propietario. En la misma página de resultados, puede realizar un seguimiento de los registros al instante.

  1. Vaya al módulo deseado.
  2. Seleccione la vista de lista de módulo requerida.
  3. En Filtrar [registros] por, seleccione las combinaciones que desee.
    Puede seleccionar cualquier cantidad de combinaciones de búsqueda según sea necesario.
    Haga clic en Más para ver más criterios de búsqueda.
  4. Haga clic en Aplicar filtro.
    Se muestran los registros que coinciden con los criterios.
  5. Puede seleccionar registros y asignarles actividades de seguimiento adecuadas o ejecutar macros en ellos.

Filtrar registros mediante la información del seguimiento de visitantes

El objeto de tener un sitio web solo se completará cuando pueda realizar un seguimiento de quién lo visita, sacar conclusiones sobre cómo lo utiliza la gente, en qué momento exacto lo visita, etc. Esta información lo ayudará a atender mejor a los visitantes de su sitio web y a convertir dichas visitas en clientes.

Dicho esto, los filtros avanzados de CRM pueden permitirle sacar dichas conclusiones sobre clientes potenciales y contactos que visiten su sitio web con la ayuda de parámetros de seguimiento de visitantes. Podrá filtrar clientes potenciales y contactos según campos como el promedio de tiempo invertido en el sitio, los chats perdidos y el navegador utilizado para visitar el sitio, entre otros. Las siguientes son algunas situaciones en las que la información de seguimiento de visitantes podría ayudarlo a sacar conclusiones importantes.

Realizar un seguimiento de contactos importantes mediante chats perdidos

Supongamos que tiene una lista de contactos que se encuentran en una etapa en particular de la conversión. Por ejemplo, tiene contactos con los cuales debe cerrar acuerdos este mes. Puede profundizar aún más si selecciona una cantidad potencial para estos acuerdos. Es posible que algunos de estos contactos le hayan enviado mensajes por chat, pero pudo haber perdido aquellos mensajes. Mediante filtros avanzados, puede filtrar estos contactos al instante. A continuación, se describe cómo puede hacerlo:

  1. Vaya al módulo Contactos.
  2. En Filtrar contactos por, seleccione estas combinaciones.
  • Seleccione Monto del acuerdo >= 50 000
  • Seleccione Etapa de acuerdo > Propuesta o cotización de precios
  • Vaya a la sección de seguimiento de visitantes y seleccione Chats > Perdidos > En la última semana
  • Haga clic en Aplicar filtro.

Puede seleccionar cualquier cantidad de combinaciones de búsqueda como esta, según sus necesidades específicas.

Realizar un seguimiento de clientes potenciales según el promedio de tiempo invertido en su sitio web

Realizar un seguimiento de sus clientes potenciales según el promedio de tiempo que han invertido en su sitio web también es una manera eficaz de convertirlos en acuerdos. Cuando sus clientes potenciales inviertan más tiempo en el sitio, sabrá que están interesados. Siga estos pasos para realizarles un seguimiento:

  1. Vaya al módulo Clientes potenciales.
  2. Vaya a la sección Seguimiento de visitantes.
  3. Haga clic en Promedio de tiempo invertido (en minutos).
  4. Seleccione >= 1 minuto en la lista de selección.
  5. Haga clic en Aplicar filtro.

Seguimiento de clientes potenciales según la dirección de correo electrónico del participante

Filtró contactos según las etapas del flujo de ventas en las que se encuentren. Los gerentes de ventas pueden realizar un seguimiento del progreso que han realizado los representantes de ventas si ingresan la dirección de correo electrónico del representante que haya asistido a clientes potenciales específicos. Por ejemplo, supongamos que está buscando clientes potenciales asociados con Charles Stone, su representante de ventas. A continuación, se describe lo que realizará:

  1. Vaya a la sección Seguimiento de visitantes.
  2. Haga clic en Asistido por.
  3. Escriba la dirección de correo electrónico del representante de ventas. (por ejemplo, charles.stone@zylker.com)
  4. Haga clic en Aplicar filtro.

Ahora, se mostrarán todos los clientes potenciales a los cuales Charles Stone ha atendido.

Compatibilidad con navegadores

Cuando filtre clientes potenciales según el navegador que hayan utilizado sus clientes potenciales, se hará más fácil mejorar el diseño de aquel sitio web para aquel navegador. Por ejemplo, supongamos que está buscando clientes potenciales que han utilizado Google Chrome para acceder a su sitio web. Si se encontró una gran cantidad de clientes potenciales a través del filtro, puede mejorar la compatibilidad del navegador.

Mejoras en las opciones de filtro avanzadas en CRM

Hasta ahora, los campos que se muestran en la ventana emergente siempre han sido definidos por el sistema. Ahora, los usuarios tienen la libertad de elegir qué campos del módulo de búsqueda deben aparecer en la ventana emergente y filtrar registros en función de uno o varios campos.
  • Mostrar filtros: la opción para filtrar registros está disponible en la esquina superior derecha de la ventana emergente. La entrada para cada campo está disponible al hacer clic en el botón de filtro. Los usuarios pueden configurar el filtro en función de uno o varios campos y obtener registros según sea necesario. Por ejemplo, si un usuario desea asociar una cuenta con País de facturación como  India , puede filtrar todas las cuentas con ese país de facturación para restringir los resultados. También pueden proporcionar Billing Street o cualquier otra combinación para filtrar los resultados.


  • Personalizar columnas: también existe la opción de agregar y eliminar columnas que se muestran en la ventana emergente. Los usuarios pueden usar el ícono de agregar columna en la esquina superior izquierda para elegir los campos que se mostrarán. Pueden seleccionar o eliminar cualquier campo y modificar la búsqueda. Por ejemplo, si un usuario desea que se muestre el campo Industria , simplemente puede seleccionar Industria de las opciones de campo disponibles.

Ayuda, soporte y asesoramiento

 

Esperamos que la información te haya servido de ayuda y te invitamos a contactarnos para cualquier problema o duda que te pudiera surgir. Desde Apps Implantadores trabajamos para ayudarte en procesos y herramientas para la transformación digital de tu negocio o proyecto.

Cómo realizar copias de seguridad en Zoho CRM

Cómo realizar copias de seguridad en Zoho CRM

En este artículo vamos a ver cómo realizar copias de seguridad en Zoho CRM. La función de copia de seguridad de datos permite a los usuarios con privilegios de administrador realizar una copia de seguridad completa de los datos de CRM.

Disponibilidad

Permiso de perfil requerido: Los usuarios con perfil de administrador pueden acceder a esta función.

Funciones Gratuito Standard Professional Enterprise
Copia de seguridad de datos $10 (USD) por cada copia de seguridad Dos copias de seguridad gratuitas + $10 (USD) por cada copia adicional Dos copias de seguridad gratuitas + $10 (USD) por cada copia adicional Dos copias de seguridad gratuitas + $10 (USD) por cada copia adicional

Nota

  • La creación de una copia de seguridad de datos normalmente tarda entre unos pocos minutos y algunas horas en función del tamaño de los datos que se deben archivar. Mientras menos pesen los datos, menor será el tiempo que se tarde en crear la copia de seguridad.
  • Los usuarios que utilicen Ultimate Edition de Zoho CRM tienen cuatro copias de seguridad gratuitas disponibles.
  • La copia de seguridad se puede descargar en Configuración > Administración de datos > Copia de seguridad de datos.
  • El enlace de descarga de la copia de seguridad permanecerá activo durante un máximo de 7 días desde la fecha de creación de la copia de seguridad.

 

Seleccionar cuándo realizar una copia de seguridad de datos

 

Puede elegir si desea descargar la copia de seguridad inmediatamente o programarla para que se realice en un momento determinado de su elección. A continuación, se indican las opciones disponibles para elegir cuándo realizar una copia de seguridad de datos de CRM.

Dos veces al mes

 

La copia de seguridad estará disponible para su descarga, dos veces al mes alternadamente, según el día de la elección.  Por ejemplo, si elige el lunes , la copia de seguridad estará disponible para su descarga cada dos lunes.

Sugerencia rápida

  • En el caso de los usuarios con edición pagada (excepto Ultimate), se recomienda esta opción, ya que pueden utilizar eficientemente las dos copias de seguridad gratuitas que tienen derecho a utilizar, por lo tanto, no hay necesidad de adquirir copias adicionales.
  • En el caso de los usuarios con Ultimate Edition, de las cuatro copias de seguridad gratuitas que disponen, solo utilizarán dos. Pueden utilizar las demás para obtener un archivo de copia de seguridad a pedido.

Una vez al mes

 

La copia de seguridad estará disponibles para su descarga, solo una vez al mes. Puede elegir la fecha o el día en que la copia de seguridad debe estar lista para su descarga.

Por ejemplo, si la copia de seguridad de datos está programada para el día 15 del mes, estará lista para su descarga los días 15 de cada mes.

Si la copia de seguridad de datos está programada para el primer lunes del mes, estará lista para su descarga los primeros lunes de cada mes.

Sugerencia rápida

  • En el caso de los usuarios con edición pagada (excepto Ultimate), de las dos copias de seguridad gratuitas que disponen, solo utilizarán una. Pueden utilizar la otra copia para obtener un archivo de copia de seguridad a pedido.
  • En el caso de los usuarios con Ultimate Edition, de las cuatro copias de seguridad gratuitas que disponen, solo utilizarán una. Pueden utilizar las demás para obtener un archivo de copia de seguridad a pedido.

Todas las semanas

 

La copia de seguridad se descargará todas las semanas. Puede elegir el día en que se deba descargar la copia de seguridad.  Por ejemplo, si elige el lunes, la copia de seguridad de datos tendrá lugar todos los lunes del mes.

Nota

  • En el caso de los usuarios con edición pagada (excepto Ultimate), la elección de esta opción implica que deben adquirir constantemente una copia de seguridad de datos semanal.

Descargar inmediatamente

 

Si desea realizar una copia de seguridad de datos a pedido, puede seleccionar la opción de descarga inmediata.

Programar una copia de seguridad de datos

 

Para programar una copia de seguridad de datos

  1. Inicie sesión en Zoho CRM con privilegios de administrador.
  2. Vaya a Configuración > Administración de datos > Copia de seguridad de datos.
  3. Haga clic en el botón de selección para elegir cuándo se debe realizar la copia de seguridad y haga clic en Listo.
    Aparecerá el resumen de la copia de seguridad.
    Muestra el tipo de copia de seguridad seleccionada, el estado de la copia de seguridad y la fecha de creación de la siguiente copia de seguridad.

Descargar una copia de seguridad de los datos

 

Cuando la copia de seguridad de datos esté lista, el usuario con privilegios de administrador podrá descargarla. Los datos y los documentos adjuntos se agruparán en carpetas .zip distintas.

Datos de CRM: Los registros de cada módulo estarán a disponibles.
Archivos adjuntos de CRM: Todos los archivos adjuntos de su cuenta de CRM, es decir, los archivos adjuntos de registros del módulo estarán disponibles.

Para descargar la copia de seguridad de los datos

  1. Inicie sesión en Zoho CRM con privilegios de administrador.
  2. Vaya a Configuración > Administración de datos > Copia de seguridad de datos.
  3. En la sección de descargas, haga clic en el archivo para descargarlo.

Registros

 

La secuencia cronológica de las tareas realizadas, en relación con la copia de seguridad de datos, aparecerá en esta sección. Se incluyen tareas como:

  • Configuración: Después de programar la creación de una copia de seguridad, el registro se actualizará con la configuración seleccionada por el usuario. Por ejemplo, Sophia Isha programó una copia de seguridad quincenal.
  • La copia de seguridad está lista para su descarga: Cuando la copia de seguridad está lista para su descarga.
  • Descarga iniciada: Cuando el usuario descarga la copia de seguridad.
  • Detención de una copia de seguridad programada
  • Detalles de la adquisición de una copia de seguridad: Los detalles del complemento de copia de seguridad adquirido se actualizarán en el registro.

Notificación de copia de seguridad de los datos

 

Los administradores que configuraron la copia de seguridad recibirán notificaciones emergentes en los siguientes casos:

  • Cuando se programe una copia de seguridad.
  • Cuando se archive una copia de seguridad.
  • Cuando la copia de seguridad esté lista para su descarga.
  • Cuando el administrador detenga la creación de la copia de seguridad.

Detener   la generación recurrente de copias de seguridad

 

Cuando haya una copia de seguridad de datos  programada, puede optar por cancelarla en caso de que sea necesario.

Nota

  • Esta operación no interrumpirá su pago de suscripción recurrente de la copia de seguridad semanal, para cancelar su pago por suscripción, visite la página de suscripción.
  • No puede detener una copia de seguridad durante su ejecución o después de que la copia de seguridad esté lista para su descarga.

Para detener la copia de seguridad

  1. Inicie sesión en su cuenta de Zoho CRM con los privilegios de administrador.
  2. Vaya a Configuración > Administración de datos > Copia de seguridad de datos.
  3. En la página  Copia de seguridad de datos , haga clic en Detener copia de seguridad en la ventana Resumen de copia de seguridad.

    Haga clic en Entiendo, en el mensaje emergente, para detener la creación de la copia de seguridad.
    Haga clic en Cancelar para detener la operación.

Adquirir copia de seguridad

 

Los usuarios con la edición gratuita de Zoho CRM deben adquirir el complemento de copia de seguridad de datos para cada ocasión o actualizar a una edición pagada de Zoho CRM y utilizar la copia de seguridad de datos gratuita disponible. Después de su expiración, si desea hacer una copia de seguridad de los datos de CRM, puede comprar el complemento.

Para adquirir una copia de seguridad en la página de suscripción (usuarios con edición gratuita)

  1. Inicie sesión en su cuenta de Zoho CRM con los privilegios de administrador.
  2. Haga clic en su Perfil > Suscripción > Gestionar suscripción.
  3. Haga clic en Comprar ahora en el complemento de copia de seguridad de datos para una ocasión.
  4. Seleccione la cantidad de unidades de copia de seguridad que desee adquirir y haga clic en Continuar.

    Se mostrará el resumen de su pedido. Haga clic en Confirmar.
  5. Ingrese sus datos de facturación y haga clic en Realizar el pago.

Para realizar una compra en la ventana de copia de seguridad de datos (usuarios con edición gratuita)

  1. Inicie sesión en su cuenta de Zoho CRM con los privilegios de administrador.
  2. Vaya a Configuración > Administración de datos > Copia de seguridad de datos.
  3. Haga clic en Descargar ahora en la página Copia de seguridad de datos.
    Aparecerá la ventana emergente Adquirir copia de seguridad, en la que podrá elegir la cantidad de unidades de copia de seguridad de datos para una ocasión; luego haga clic en Continuar.
  4. Ingrese sus datos de pago y haga clic en Realizar el pago.

    Se mostrará el resumen de la compra.

Adquirir copia de seguridad durante la actualización de Zoho CRM

 

Puede adquirir un complemento de copia de seguridad de datos para una ocasión y de copia de seguridad de datos semanal durante la actualización de su edición gratuita a una edición pagada de Zoho CRM (Standard, Professional, Enterprise o Ultimate).

Para adquirir una copia de seguridad durante la actualización

  1. Inicie sesión en su cuenta de Zoho CRM con los privilegios de administrador.
  2. Haga clic en su Perfil > Suscripción > Gestionar suscripción.
  3. Seleccione la edición de Zoho CRM que necesite y haga clic en Actualizar.
  4. Habilite la casilla de verificación Copia de seguridad de datos semanal para agregarla a su suscripción.
    También puede optar por adquirir una copia de seguridad de datos para una ocasión  si selecciona la cantidad de unidades en la lista desplegable.

Adquirir complemento de copia de seguridad de datos para una ocasión (usuario con edición pagada de Zoho CRM)

 

Después de que su copia de seguridad de datos gratuita expire, puede adquirir un complemento de copia de seguridad si desea programar una copia de seguridad.

Para adquirir una copia de seguridad de datos en la página de suscripción

  1. Inicie sesión en su cuenta de Zoho CRM con los privilegios de administrador.
  2. Haga clic en su Perfil > Suscripción > Gestionar suscripción.
  3. Haga clic en Comprar ahora en la sección Complementos no recurrentes.
  4. Seleccione la cantidad de complementos de copia de seguridad para una ocasión en la lista desplegable y haga clic en Continuar.
    403
  5. Haga clic en Realizar el pago para confirmar su pedido.

    Se mostrará el resumen de la compra.

Para hacer compras en la página de copia de seguridad de datos

  1. Vaya a Configuración > Administración de datos > Copia de seguridad de datos.
  2. Seleccione un tipo de repetición y haga clic en Listo.
  3. Aparecerá una ventana emergente que le solicita la adquisición del complemento de copia de seguridad de datos.
    Esta ventana emergente aparecerá solo si ya utilizó sus complementos disponibles de copia de seguridad de datos.
  4. Seleccione la cantidad de unidades y haga clic en Realizar el pago.

Cambiar los complementos a una edición anterior

 

Para cambiar los complementos a una edición anterior

  1. Inicie sesión en su cuenta de Zoho CRM con los privilegios de administrador.
  2. Haga clic en su Perfil > Suscripción > Gestionar suscripción.
  3. Haga clic en Cambiar los complementos o los usuarios a una edición anterior.
  4. Marque la casilla de verificación de la copia de seguridad a la que esté suscrito y haga clic en Cambiar a una edición anterior.
  5. Haga clic en Confirmar.

Formato de archivo:

Los datos de CRM exportados se encontrarán en formato .CSV y comprimidos en un solo documento archivado (*.ZIP). Puede abrir el archivo en el Editor de texto o en un programa de hoja de cálculo.

A continuación se indican los pasos para abrir el archivo CSV en Microsoft Excel:

Para usuarios de Microsoft Excel 2007:

  1. Abra Microsoft Excel.
  2. En la pestaña Datos, seleccione Desde texto en la sección “Obtener datos externos”.
  3. En el cuadro de diálogo Importar archivo de texto, seleccione el archivo CSV exportado y después haga clic en Importar.
  4. En el cuadro de diálogo del Asistente para Importar texto, especifique los siguientes datos:
    • Tipo de archivo: seleccione el tipo de archivo como “Delimitado”.
    • Origen del archivo: seleccione el origen del archivo como “Unicode (UTF-8)” y después haga clic en Siguiente.
    • Delimitadores: seleccione el delimitador como “Coma” y después haga clic en Finalizar.
      Se le solicitará que seleccione el rango de celdas.
  5. Seleccione el rango de celdas y los datos de CRM correspondientes se importarán a la hoja de cálculo.

Para usuarios de Microsoft Excel2003:

  1. Abra Microsoft Excel.
  2. Haga clic en la pestaña Datos y seleccione la opción Importar datos externos.
  3. En el cuadro de diálogo Importar archivo de texto, seleccione el archivo CSV exportado y después haga clic en Importar.
  4. En el cuadro de diálogo del Asistente para Importar texto, especifique los siguientes datos:
    • Tipo de archivo: seleccione el tipo de archivo como “Delimitado”.
    • Origen del archivo: seleccione el origen del archivo como “Unicode (UTF-8)” y después haga clic en Siguiente.
    • Delimitadores: seleccione el delimitador como “Coma” y después haga clic en Finalizar.
      Se le solicitará que seleccione el rango de celdas.
  5. Seleccione el rango de celdas y los datos de CRM correspondientes se importarán a la hoja de cálculo.

Nota

  • Zoho CRM no incluye, en ninguna forma, información o datos dañinos en los archivos exportados. Sin embargo, como medida de precaución para protegerse ante amenazas de seguridad desconocidas, es recomendable que esté atento para detectar advertencias acerca de operaciones ejecutables cuando abra un archivo exportado en MS Excel. Evite actualizar los comandos del archivo CSV exportado desde Zoho CRM.
  • Los siguientes elementos no formarán parte de la copia de seguridad de datos:
    • Correo electrónico: archivos adjuntos y contenido de correo electrónico.
    • Documentos.
    • Fotos de la entidad.
    • Todos los datos obtenidos a través de la integración.

Ayuda, soporte y asesoramiento

 

Esperamos que la información te haya servido de ayuda y te invitamos a contactarnos para cualquier problema o duda que te pudiera surgir. Desde Apps Implantadores trabajamos para ayudarte en procesos y herramientas para la transformación digital de tu negocio o proyecto.

Cómo instalar el complemento Zoho CRM para MS Outlook

Complemento Zoho CRM para MS Outlook
¿Cómo instalar el complemento Zoho CRM para MS Outlook? En este artículo se le explicamos. Dentro de las muchas ventajas que ofrece el complemento de Zoho CRM para MS Outlook, le permite ver los detalles de su cuenta de CRM directamente dentro de su cuenta de Outlook

Ventajas del complemento de Zoho CRM en Outlook

La instalación le permitirá hacer lo siguiente desde su cuenta de MS Outlook:
  • Agregar prospectos o contactos 

  • Agregar notas a los registros de CRM

  • Crear nuevas actividades para los clientes potenciales o contactos

  • Ver campañas asociadas con los clientes potenciales o contactos

  • Convertir clientes potenciales

  • Asociar clientes potenciales, contactos y correos electrónicos de negocios a su registro

 

Instalación del complemento

 

Cómo instalar el complemento Zoho CRM para MS Outlook
Para instalar desde MS Outlook
  1. Inicie sesión en su cuenta de Outlook.

  2. Seleccione un correo electrónico y haga clic  en el icono  Obtener complementos .
    Será redirigido a la lista de complementos para Outlook.
    Como alternativa, haga clic en el icono Más (…) y seleccione Obtener complementos en la lista desplegable.

  3. En la barra de búsqueda, escriba Zoho CRM para correo electrónico y haga clic en Agregar .

  4. Confirme la política de privacidad y el plazo de la licencia.

Una vez que se complete la instalación, el complemento de Zoho CRM para correo electrónico se fijará en su correo electrónico para un acceso rápido. 

Para instalar desde Microsoft Appsource

  1. Vaya al sitio web de Microsoft Appsource appsource.microsoft.com o haga clic aquí .

  2. En la barra de búsqueda, escriba Zoho CRM y haga clic en buscar.

  3. En los resultados de la búsqueda, busque la aplicación Zoho CRM para correo electrónico , que tiene Outlook mencionado en los detalles. 

  4. Haga clic en Obtenerlo ahora y siga los pasos para registrarse por correo electrónico.

Comprender el complemento

 

Seguimos con la explicación del complemento de Microsoft Outlook para Zoho CRM. Una vez que se instala el complemento, la opción Zoho CRM para correo electrónico se mostrará en la lista de complementos.

Puede hacer clic en la flecha hacia abajo en el panel superior de sus correos electrónicos para acceder a él. Una vez que haga clic en el ícono, se agregará una sección separada para Zoho CRM para Outlook en el panel lateral derecho de su bandeja de entrada.


También puede abrir un correo electrónico y hacer clic en Zoho CRM para el ícono de correo electrónico en la parte superior.

Puede hacer clic en el menú del complemento para ver lo siguiente:
  1. Todos los clientes potenciales: vea todos los clientes potenciales que tiene en su cuenta de CRM.
  • Todos los contactos: vea todos los contactos que tiene en su cuenta de CRM.

  • Todas las ofertas : vea todas las ofertas creadas o agregadas en su cuenta de CRM.

  • Todas las campañas : vea todas las campañas asignadas a los contactos que utilizan su cuenta de CRM.

  • Todas las cuentas : vea todas las cuentas creadas o presentes en su cuenta de CRM.

Adición de clientes potenciales o contactos

 

Con el complemento de Microsoft Outlook para Zoho CRM puede agregar usuarios como clientes potenciales o contactos a la cuenta de CRM directamente desde su correo electrónico de Outlook.
Para agregar prospectos o contactos
  1. Elija cualquier correo electrónico de su bandeja de entrada de Outlook.

  2. Haga clic en Zoho CRM para correo electrónico, desde la flecha desplegable.
    Si el usuario no se agrega como cliente potencial o contacto, se mostrará la opción Agregar cliente potencial o contacto .

  3. Haga clic en la pestaña Cliente potencial Contacto para agregar como cliente potencial o contacto respectivamente.

  4. Ingrese los detalles.

    1. Los campos obligatorios estarán marcados en rojo. Una vez que estén llenos, cambiarán a verde.

    2. Haga clic en +más campos para agregar detalles adicionales.

  5. Haga clic en Agregar prospecto o Agregar contacto .

Asociar correos electrónicos a clientes potenciales, contactos o negocios

 

La función de correo electrónico asociado facilita el seguimiento de las comunicaciones por correo electrónico con sus clientes potenciales o contactos. Puede asociar correos electrónicos con múltiples registros de CRM según sus requisitos. Puede encontrar este correo electrónico en la lista Correos electrónicos relacionados en la página de detalles del registro. 

Para asociar un correo electrónico

  1. Elija cualquier correo electrónico de su bandeja de entrada de Outlook.
  2. Vaya a la pestaña Información y haga clic en el  icono de Zoho CRM para correo electrónico y haga clic en Asociar.

  3. Si el usuario no se agrega como prospecto, contacto o trato, haga clic en  Agregar prospecto, contacto o trato.
    Una vez que el correo electrónico esté asociado, recibirá un mensaje de éxito.

Nota

Puede asociar un correo electrónico con varios registros en CRM. 

Conversión de clientes potenciales

 

Puede convertir un cliente potencial en contacto directamente desde su bandeja de entrada de Outlook. Mientras realiza la conversión, puede agregar el contacto a una cuenta existente o crear una cuenta nueva. También puede elegir notificar a los propietarios de registros de la cuenta o contactar acerca de la adición de registros.

Para convertir un prospecto

  1. Elija un correo electrónico de la bandeja de entrada de Outlook.

  2. Haz clic en el ícono Más > Convertir .

  3. En la ventana emergente Convertir cliente potencial, marque Agregar a contacto existente o Crear nuevo contacto .

  4. Marque Notificar al propietario del registro .

  5. Haga clic en Convertir .

Edición o eliminación de clientes potenciales o contactos

En caso de que desee editar o eliminar cualquier información de un cliente potencial o contacto, puede hacer clic en el icono Más y elegir las opciones necesarias.

Adición de actividades y notas

Puede agregar actividades y notas a un registro desde su bandeja de entrada.
  1. Elija un correo electrónico de su bandeja de entrada y haga clic en la flecha desplegable.

  2. Haga clic en la pestaña Actividades y vaya a Crear actividades .
    Haga clic en la opción Agregar nota para crear una nota

  3. En elegir una actividad, seleccione tarea, llamada o evento .

  4. Haga clic en Agregar .

Visualización de campañas

 

Solo puede ver las campañas a las que está asociado un cliente potencial o un contacto. 

Para ver campañas

  1. Elija un correo electrónico y haga clic en la flecha hacia abajo.

  2. Seleccione la pestaña Campañas .
    Se mostrarán todas las campañas asociadas con el cliente potencial o el contacto.

Desactivación del complemento de MS Outlook

 

Puede desactivar el complemento siempre que sea necesario desde la opción administrar complemento en la configuración de MS Outlook. Los clientes potenciales o contactos agregados a través del complemento se conservarán tal como están después de la desactivación. 

 

Ayuda, soporte y asesoramiento

 

Esperamos que la información te haya servido de ayuda y te invitamos a contactarnos para cualquier problema o duda que te pudiera surgir. Desde Apps Implantadores trabajamos para ayudarte en procesos y herramientas para la transformación digital de tu negocio o proyecto.

Cómo eliminar una cuenta de Zoho

Cómo eliminar una cuenta de Zoho CRM

¿Has creado una cuenta de Zoho CRM por error? ¿No sabes cómo eliminar una cuenta de Zoho?

Aquí te explicamos cómo puedes hacerlo.

 

¿Te has dado de alta de algún producto Zoho sin querer?

 

Muchos de nuestros clientes en muchas ocasiones se dan de alta sin querer en algún producto de Zoho antes de contactar con nosotros o algún usuario de la organización se han dado de alta en Zoho en vez de aceptar el enlace de invitación que les hemos enviado.

Eso genera muchos problemas a la hora de añadirlos porque hay que eliminar la cuenta que han creado, entre otros. Por eso te hacemos explicamos de manera sencilla cómo eliminar una cuenta de Zoho en tres pasos: 

 

Cómo eliminar una cuenta de Zoho:

 

  1. Acceder a accounts.zoho.com con el usuario y contraseña con el que nos hemos registrado

  2. Acceder al apartado de configuración del menú de la izquierda

  3. Hacer click en Cerrar cuenta

  4. Hacer click en cerrar Organización

Cómo eliminar una cuenta de Zoho creada sin querer

Ayuda, soporte y asesoramiento

 

Esperamos que la información te haya servido de ayuda y te invitamos a contactarnos para cualquier problema o duda que te pudiera surgir. Desde Apps Implantadores trabajamos para ayudarte en procesos y herramientas para la transformación digital de tu negocio o proyecto.

Sincronizar las reuniones de Zoho CRM con Office 365

Sincronice las reuniones de Zoho CRM con Office 365

Cuando la aplicación Zoho CRM se instala en MS Office 365,   se agregará automáticamente un Zoho CRM Calendar a MS Office 365, donde estarán disponibles las reuniones de CRM. 

Cualquier reunión creada en este calendario de Zoho CRM  en Office 365 se capturará automáticamente en Zoho CRM.

Una vez que se habilita la sincronización, solo las reuniones propiedad del usuario se sincronizarán con Office 365.

Además, cuando un cliente potencial o contacto lo invite a una reunión y una vez que se acepte la invitación, se agregará a su calendario de Office 365.

Estas reuniones también se pueden sincronizar con Zoho CRM habilitando  Agregar invitación a reuniones del cliente. Aparte de los clientes potenciales/contactos, incluso si la persona invitada (reunión) es un usuario de CRM, esas reuniones también se sincronizarán en Zoho CRM.

Para habilitar  la sincronización de reuniones de Zoho CRM  con Office 365

  1. Vaya a  Configuración  >  Marketplace  >  Microsoft .
  2. En la   pestaña  Office 365 , haga clic en Habilitar  en  Reuniones .
    El estado de sincronización se marcará como  Activo .
    Microsoft Office 365
  1. Verá un calendario de Zoho CRM en su cuenta de Office 365.
    Las reuniones  que cree en cualquiera de las aplicaciones ahora se sincronizarán entre sí. 
    Tenga en cuenta que las reuniones sincronizadas   se verán en el calendario de Zoho CRM y no en otro calendario
  2. Habilite el  interruptor de alternancia Agregar invitación a la reunión del cliente para sincronizar las reuniones a las que fue invitado por un cliente potencial/contacto.
Nota
  1. Si la ID de usuario es la misma para su Office 365 y Zoho CRM, la sincronización se habilitará de inmediato. Si el ID de usuario de inicio de sesión es diferente para Zoho CRM y Office 365, debe iniciar sesión en su cuenta de Office 365 para habilitar la sincronización. Esto es necesario cuando lo habilita por primera vez.
  2. Los participantes agregados a una reunión en Zoho CRM no se sincronizarán con Office 365.
  3. Si está habilitada la opción Agregar invitación a la reunión del cliente, tenga en cuenta lo siguiente:
    1. La reunión se sincronizará desde Mi calendario  en Office 365 a Zoho CRM si el organizador de la reunión es un cliente potencial/contacto en su cuenta de CRM. Aparte de los clientes potenciales/contactos, incluso si la persona invitada (reunión) es un usuario de CRM, esas reuniones también se sincronizarán en Zoho CRM.
    2. El usuario que habilita  la invitación a la reunión del cliente será el anfitrión de la reunión de manera predeterminada, ya que un usuario en Zoho CRM solo puede ser el anfitrión.
    3. Si varios usuarios han configurado la ‘ Invitación a la reunión del cliente ‘ y si todos ellos están invitados a una reunión, la reunión se creará individualmente para todos los usuarios y no como una reunión común.

Deshabilitar la sincronización de reuniones

Para deshabilitar la sincronización de reuniones

  1. En su cuenta de Zoho CRM, haga clic en  Configuración  >  Configuración  >  Marketplace  >  Microsoft.
  2. En la  sección  Reuniones , haga clic en Deshabilitar.

    La sincronización del calendario entre Office 365 y Zoho CRM ahora estará deshabilitada.
    Como alternativa, también puede deshabilitar la sincronización eliminando Zoho CRM Calendar en su cuenta de Office 365.
Nota
  1. Cuando deshabilita la sincronización o elimina el calendario de Zoho CRM de Office 365, las reuniones sincronizadas se eliminarán de Office 365. Sin embargo, las reuniones permanecerán intactas en Zoho CRM.
  2. Las reuniones periódicas no se pueden sincronizar con Office 365

Sincronice los contactos de Zoho CRM con Office 365

Puede sincronizar los contactos de Zoho CRM con Office 365 para que pueda trabajar con sus contactos de manera eficiente desde cualquier lugar, sin tener que cambiar entre las dos aplicaciones. Cualquier usuario puede habilitar la sincronización de contactos en Zoho CRM entre su cuenta de Zoho CRM y la cuenta de Office 365. Una vez que se habilita la sincronización, la carpeta de contactos de Zoho CRM se crea en Office 365. Cuando se agregan contactos a esta carpeta en Office 365, se capturan automáticamente en el módulo de contactos de Zoho CRM. Solo los contactos propiedad del usuario se sincronizarán con Office 365.

Para habilitar la sincronización de contactos de Zoho CRM con Office 365

  1. En su cuenta de Zoho CRM, haga clic en  Configuración  >  Configuración  >  Marketplace  >  Microsoft.
  2. En la  sección Contactos  , haga clic en Habilitar.
  3. En la ventana emergente Configuración, asigne los campos de Microsoft con los de Zoho CRM. Ya está disponible una asignación predeterminada; puede editarla si es necesario.
  4. Seleccione la casilla de verificación si desea eliminar los contactos de Zoho CRM cuando se eliminan en Office 365.
    Tenga en cuenta que los campos de contactos de Microsoft no admitidos a través de las API no estarán disponibles para la asignación en esta  ventana  emergente de configuración .
    La sincronización de contactos entre Office 365 y Zoho CRM ahora estará habilitada. Verá una carpeta de contactos de Zoho CRM en su cuenta de Office 365.
Los contactos que cree en cualquiera de las aplicaciones ahora se sincronizarán entre sí. Tenga en cuenta que los contactos sincronizados se verán en los contactos de Zoho CRM y no en otros contactos.

Deshabilitar la sincronización de contactos

Para deshabilitar la sincronización de contactos de Zoho CRM con Office 365

  1. En su cuenta de Zoho CRM, haga clic en  Configuración  >  Configuración  >  Marketplace  >  Microsoft.
  2. En la   sección  Contactos , haga clic en Desactivar.

    La sincronización de contactos entre Office 365 y Zoho CRM ahora estará deshabilitada.
    Como alternativa, también puede deshabilitar la sincronización eliminando la carpeta de contactos de Zoho CRM en su cuenta de Office 365.

Nota
  1. Cuando deshabilite la sincronización, la carpeta de contactos de Zoho CRM se eliminará de Office 365. Sin embargo, los contactos permanecerán intactos en Zoho CRM.

Sincronice las tareas de Zoho CRM con Office 365

Las tareas que se crean en Zoho CRM se pueden sincronizar con Office 365 y viceversa, lo que le permite realizar un seguimiento de todas sus tareas desde un solo lugar. Una vez que se habilita la sincronización, se crea una carpeta denominada Tareas de Zoho CRM en la cuenta de Office 365 donde se mostrarán todas sus tareas de CRM. Cuando se crean tareas en Office 365, se capturarán inmediatamente en el módulo de tareas de Zoho CRM.

Esto se está lanzando en fases. Pronto podrá acceder a él en su cuenta.

Para habilitar la sincronización de tareas de Zoho CRM con Office 365

  1. Vaya a  Configuración >  Marketplace >  Microsoft .
  2. En la pestaña  Office 365 , en Tareas , haga clic en  Habilitar .
  3. En la  página Configuración , asigne los campos en  Microsoft Office 365 con  Zoho CRM .
  4. Haga clic  en Siguiente .
  5. Asigne los valores de campo adicionales presentes en  Zoho CRM con  Microsoft Office 365 .
  6. Haga clic  en Habilitar .
    También puede hacer clic en  Editar opciones de sincronización y cambiar la asignación de campos si es necesario.

Nota
  1. Para sincronizar Zoho CRM y Office 365, el usuario debe tener permisos de creación, edición y eliminación para el módulo Tareas.
  2. Las tareas recurrentes y los recordatorios no se pueden sincronizar entre Zoho CRM y Office 365.
  3. Si se cambia el propietario de la tarea en Zoho CRM, la tarea se eliminará de Office 365.
  4. Si la tarea se mueve de la carpeta Tareas de Zoho CRM en Office 365 a otra carpeta, se eliminará de Zoho CRM.
  5. Si se elimina una tarea en cualquiera de los servicios: Zoho CRM u Office 365, se eliminará automáticamente del otro servicio.

Deshabilitar la sincronización de tareas

Al deshabilitar la sincronización de Tasks 365, se eliminará la carpeta de tareas de Zoho CRM de Office 365 junto con las tareas sincronizadas. Sin embargo, las tareas que se crean desde Zoho CRM se conservarán tal como están.

Nota
  1. La sincronización se desactivará si elimina manualmente la  carpeta Tareas de Zoho CRM de Office 365.
Para deshabilitar la sincronización
  1. Vaya a  Configuración >  Marketplace >  Microsoft .
  2. En la pestaña Office 365 en la sección  Reuniones , haga clic en Deshabilitar .

Invitar a usuarios de Office 365

Una vez que Zoho CRM para Office 365 esté habilitado, puede invitar a usuarios de su cuenta de Office 365 como usuarios en Zoho CRM. La invitación de usuarios consta de los siguientes casos.
Nota
  1. Los usuarios de Office 365 se pueden agregar a Zoho CRM solo si la ID de usuario de inicio de sesión es la misma para ambas cuentas. Si es diferente, no podrá agregar usuarios de Office 365 a Zoho CRM.

Caso n.º 1: el administrador envía una invitación de usuario a otro usuario de Office 365

En este caso, un administrador envía una invitación a un usuario de Office 365 y el usuario, a su vez, acepta la invitación.

Para invitar a usuarios desde su cuenta de Office 365

  1. En su cuenta de Zoho CRM, haga clic en  Configuración  >  Configuración  >  Usuarios  y  control  >  Usuarios.
  2. En la  página Usuarios  , haga clic en  Usuario de Office 365 .La  opción Nuevo usuario  se usa para invitar a un nuevo usuario, que no necesariamente usa Office 365, a su cuenta de Zoho CRM.
  3. En la  ventana emergente Agregar usuario  , seleccione el usuario requerido de la lista y haga clic en  Guardar.

    Se enviará un correo electrónico de invitación al usuario seleccionado.

Para aceptar una invitación de Zoho CRM

  1. Haga clic en el enlace de invitación en el correo electrónico que recibió del administrador de su cuenta de Office 365.
    Como alternativa, en su cuenta de Office 365, busque y haga clic en la aplicación Zoho CRM en la sección Aplicaciones
  2. En la página de inicio de sesión de Zoho CRM, acepte los términos y condiciones para unirse a la cuenta de CRM de su organización.
    Si desea asociar una cuenta de Zoho CRM existente registrada con otra dirección de correo electrónico, haga clic en Asociar mi cuenta e inicie sesión con sus credenciales de Zoho CRM existentes. Tenga en cuenta que, en este caso, no se unirá a la cuenta para la que se le envió una invitación, sino a la otra cuenta de Zoho CRM de la que ya forma parte.

Caso n.º 2: un usuario de Office 365 que solicita unirse a Zoho CRM

En este caso, un usuario de Office 365 solicita al administrador que lo agregue a la cuenta de CRM y el administrador aprueba la solicitud.

Para solicitar unirse a su cuenta de organización de Zoho CRM

Si no ha sido invitado a unirse a la cuenta de CRM de su organización, pero desea unirse a ella, puede enviar una solicitud para unirse a la cuenta.

  1. En su cuenta de Office 365, haga clic en el   ícono Aplicaciones .
  2. Busque y haga clic en la aplicación Zoho CRM.
    En la página de Zoho CRM, se le informará que su organización ya tiene una cuenta de Zoho CRM.
  3. Haga clic  en Solicitar unirse.
    Se enviará una solicitud por correo electrónico a todos los usuarios que tengan habilitado el  permiso Administrar usuarios  en su perfil de usuario de Zoho CRM.

Para aprobar la solicitud de un usuario de Office 365 para unirse a su cuenta de Zoho CRM

  1. Haga clic en el enlace de aprobación proporcionado en el correo electrónico de solicitud que recibió del usuario de Office 365.
    Accederá directamente a la sección Usuarios en Zoho CRM.
    Tenga en cuenta que solo podrá agregar un usuario si tiene habilitado el permiso Administrar usuarios en su perfil de usuario de Zoho CRM.
  2. En la   ventana emergente  Agregar nuevo usuario , haga clic en Aprobar y agregar. 
    El usuario de Office 365 ahora se agregará como usuario de Zoho CRM.