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Acerca de Casa Viva

  • www.casaviva.es
  • Retail

Resultados

  • 30% de ahorro en costes gracias a G Suite
  • Reducción de incidencias y ahorro en el tiempo de gestión de la información
  • Espectacular mejora de la colaboración entre los empleados

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Acerca de Apps Implantadores

  • www.appsimplantadores.com
  • Barcelona, España
  • Proveedor de servicios Cloud

Sobre G Suite for Business

G Suite for Business ofrece unas simples y potentes herramientas de comunicación y colaboración para empresas de cualquier tamaño – todas alojadas por Google para simplificar la configuración, minimizar el mantenimiento y reducir los costes de TI. Con Gmail for Business, Google Calendar, Google Groups y con un sistema de mensajería integrada, los usuarios podrán permanecer conectados y comunicarse mientras se desplazan. Además, utilizando Google Docs los trabajadores pueden compartir archivos y trabajar juntos en tiempo real, manteniendo las versiones de un mismo documento disponibles, organizadas y accesibles cuándo y dónde lo necesiten.

Para más información, visite
www.google.es/apps

G Suite mejora la comunicación en Casa Viva

 

Sobre Casa Viva

Casa viva es una cadena de tiendas que ofrece una amplia gama de productos para el hogar a través de su red de 35 tiendas en España y Andorra.

Casa Viva pone a disposición del cliente todo lo que puede necesitar para su casa en articulos de menaje y utensilios de cocina y mesa, accesorios para el baño, pequeño mobiliario y productos de decoración, así como muebles de terraza y jardín.

El surtido de Casa Viva engloba diferentes colecciones y estilos en los que el cliente puede sentirse identificado, artículos de diseño vanguardista, de gran calidad y siempre a buen precio.

Casa viva pertenece al grupo Gerplex, empresa con más de 60 años de historia, formada por más de 200 personas que trabajan en la búsqueda de nuevos productos y soluciones para cubrir todas las necesidades en el ámbito del hogar.

El grupo Gerplex cuenta también con la única franquicia en España de las tiendas de mobiliario y decoración Kare Design

 

 

El Desafío

La principal vía de comunicación entre entre los equipos de oficinas de Casa Viva, las tiendas y el equipo de Coordinación se basaba en el correo electrónico, basado en un servidor dedicado externo al cual se accede mediante protocolo POP3.

La gestión de la comunicación resultaba muy pesada ya que se enviaban y recibían una gran cantidad de correos al día entre central y tiendas con sus correspondientes archivos adjuntos. Esto impedía estructurar la información de una forma ordenada y eficiente, ya que las búsquedas de información se basaban en gran medida en la búsqueda de documentos en correos antiguos.

Este modelo, además de ser soportado por un gestor de correo lento, poco eficaz y con dificultad de acceso desde dispositivos móviles  (tablet, smartphone, etc.) era poco escalable dado el ritmo de expansión de las tiendas de Casa Viva.

 

La Solución

Después de evaluar varias soluciones en el mercado, Casa Viva optó por G Suite. Los motivos principales fueron el disponer de una solución totalmente escalable dado el ritmo de expansión de la compañía, el hecho de que la solución se base en el acceso web sobre Cloud evitando instalación de software adicional en los equipos y en definitiva, poder cubrir todas las necesidades de la compañía en cuanto a comunicación interna y externa.

G Suite da respuesta a dichas necesidades mediante un sistema de correo electrónico eficiente y eficaz sin necesidad de enviar archivos adjuntos, aportando un motor de búsqueda basado en el motor de indexación del buscador de Google, e incorporando funciones adicionales como calendarios compartidos para la gestión centralizada de eventos y tareas de uso personal y compartido, sistema de videoconferencia y chat. Y sobretodo, permitiendo gestionar la información relevante de la compañía de forma centralizada mediante el repositorio documental Google Drive, que permite almacenar y consultar online toda clase de documentos, y compartirlos de forma ágil con los diferentes equipos de trabajo mediante un sistema de permisos sencillo y eficaz.

Gracias a la suite ofimática que incorpora Google Drive, se ha tenido la posibilidad de poder trabajar en un mismo documento varias personas de manera simultánea, principalmente hojas de cálculo compartidas para infinidad de usos en tienda, evitando el envío de archivos adjuntos para distintas versiones de un documento.

Por último, pero no menos importante, los equipos de supervisión de tienda (Coordinadores de Tienda, responsables de Visual, Dirección de Retail, …) se han beneficiado de un acceso a la información sencillo y totalmente homogéneo desde cualquier dispositivo móvil (tablet, smartphone, ordenador portátil).

 

El Resultado

Casa Viva ha detectado una notable mejora en la gestión de la información y un considerable ahorro de tiempo, así como una mejora en la colaboración entre los empleados. A nivel de tienda, las incidencias en procesos internos, implantación de campañas y acciones comerciales se han reducido drásticamente, permitiendo liberar tiempo del equipo de tienda para lo realmente importante, dar servicio al cliente.

Con el canal tradicional de correo electrónico, resultaba muy difícil conseguir que las directrices de Dirección y Coordinación llegasen de forma efectiva al personal de tienda, especialmente a nivel de implantación de campañas en tienda, acciones comerciales y procesos internos. Desde que se dispone de las herramientas integradas de Gmail, Google Drive (con la suite ofimática), Hangouts y formularios de Google, la información fluye de forma bidireccional de la forma más práctica, permitiendo tener un control infinitamente mejor sobre la situación en tienda

 

Un paso más allá de G Suite – la drástica reducción de tiempo en la gestión del departamento de RRHH

El departamento de Personal de Casa Viva debía ser capaz de gestionar semanalmente la situación de más de 200 personas en 35 tiendas, en cuanto a horas previstas, recuperaciones de horas, vacaciones, límites de convenio, etc.

Hasta la puesta en marcha del nuevo dashboard de personal de tienda en basado en una combinación de G Suite Script,  SpreadSheets, Google Drive y Google Sites, toda esta gestión se llevaba a cabo mediante hojas de cálculo diferentes por tienda. Dichas hojas de cálculo, consistentes en propuestas de horas por persona/día, eran generadas por los responsables de tienda en un formato arbitrario (diferente en cada tienda), y se enviaban por correo electrónico a los Coordinadores de zona, que la revisaban la propuesta, modificaban apropiadamente y enviaban por e-mail al responsable de Personal.

A su vez, el propio responsable de Personal, debía recopilar todos estos ficheros,  unificarlos manualmente en una base de datos común (para el reporting de venta por vendedor/hora, y para el cálculo de nóminas) y llevar a cabo la aprobación de horas antes de comunicarlo tienda por tienda. Con la dificultad añadida de tener que actualizar los diferentes documentos con las personas que se dan de alta o de baja en la compañía cada semana.

Todo este proceso podría requerir perfectamente más de 10 horas a la semana del responsable de Personal, así como una cantidad significativa de tiempo de los Coordinadores y equipos de tienda en el intercambio de correos y comunicaciones.

A medida que la compañía fue creciendo y se fueron abriendo nuevas tiendas, se hizo evidente la necesidad de implantar un proceso sostenible que no solo ahorrase tiempo a los diferentes actores del proceso, sino que permitiese aportar una visión conjunta de la capacidad con la afluencia  (ratio que se obtiene mediante un sistema de cuenta-personas de última generación).

 

 

G Suite Scripts – La Re-evolución de la automatización

 

Para reducir los tiempos en los procesos del departamento de RRHH, se optó por realizar una aplicación alojada en Google Drive basada en G Suite Scripts (incluido en la solución de G Suite) para construir toda la lógica y los procesos automatizados, como base de datos los Spreadsheets de Google y como capa de presentación Google Sites. Gracias a ello se ha conseguido reducir los tiempos de gestión en menos de 1 hora semanal, lo que supone un espectacular ahorro de costes en tiempo y en dinero con un ROI de la inversión de la solución de G Suite menor de 6 meses.

Dicha herramienta ha permitido además alcanzar el objetivo de optimizar la disponibilidad del personal de tienda en función de las horas de mayor/menor afluencia. Las tiendas disponen de un dashboard de tipo “mapa de calor” con la información de la afluencia por día y hora, y distribuyen el personal convenientemente en base a un presupuesto de horas total. Dicha propuesta se aprueba posteriormente por parte de los Coordinadores y Dirección de RRHH mediante workflows automáticos (evitándose por completo el envío de correos), y queda publicada en Google Drive para cada tienda

“ En Casa Viva intuíamos el potencial de G Suite, pero no podíamos imaginar la revolución que ha supuesto para la gestión de la información, tanto a nivel interno como externo, así como la robustez y la facilidad de uso para todos los perfiles de la compañía. El acompañamiento del partner Apps Implantadores ha sido fundamental para el éxito del proyecto, desde la implantación de la solución, la migración de los correos al nuevo sistema, la formación a los administradores y al personal de Casa Viva, y el soporte continuo. Todo ello nos permite sacar el máximo provecho a la solución de G Suite y estar al día de las novedades que van incorporándose. Asimismo, la posibilidad de ampliar el proyecto mediante G Suite Script, con soluciones como la desarrollada para el depto. de RRHH, nos abre un abanico infinito de posibilidades para impulsar a Negocio desde la gestión de la información”.

Daniel Alvarez

Director IT – Casa Viva