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G Suite for Business mejora la comunicación y la colaboración en OTA GROUP

 

Sobre OTA GROUP

OTAZEN, fundada en la década de los noventa, se ha convertido en un referente dentro del sector mobiliario, fabricando muebles de primera calidad para empresas de diferentes países llegando a los cinco continentes.

OTAZEN, siempre dirigido por su equipo fundador, ha experimentado un aumento progresivo de las actividades, posicionándose como empresa líder de producción en muebles para los diferentes sectores de hostelería, doméstico y contract.

Los procesos de fabricación persiguen el estándar de calidad europeo mediante un sistema profesional e industrializado y respetando el trabajo artesanal propio.

A mediados de la década de 2000, OTAZEN, decidió atender directamente el mercado Europeo y se puso en marcha unas nuevas instalaciones en Barcelona, incluyendo las oficinas centrales y el principal almacén regulador para Europa, desde donde se comercializan las colecciones propias para uso doméstico y desde donde se gestiona la logística para las instalaciones de hostelería y contract.

Los certificados FSC, SVLK y COC, obtenidos y renovados anualmente, nos describen como una empresa implicada activamente en el concepto de la sostenibilidad, preocupada por el cuidado del entorno de las materias primas y el respeto hacia el medio ambiente.

 

El Desafío

OTAZEN necesitaba gestionar de una manera eficaz la comunicación y colaboración con sus empleados y disponer de una plataforma unificada para su gestión entre todos los empleados y sus filiales en diferentes puntos del planeta. Antes de implementar G Suite, OTAZEN utilizaba diferentes clientes de correo electrónico con capacidades limitadas para los usuarios con movilidad, esto provocaba una inestabilidad en el flujo de información lo que ocasionaba incidencias y pérdida de tiempo en la búsqueda de correos.

 

La Solución

OTAZEN eligió a Apps Implantadores para la configuración y puesta en marcha de los servicios de G Suite, la migración, la formación a administradores y usuarios, la gestión del cambio y el soporte continuo. Se migraron todos los correos electrónicos, calendarios y contactos alojados hacia G Suite. Con el fin de simplificar el proceso de adopción de Google

Apps para OTAZEN, se formaron a varias personas del departamento de Sistemas en el uso avanzado del panel de control de G Suite y en el uso de las aplicaciones y a un grupo reducido de usuarios, poniendo especial énfasis en la correcta gestión del correo electrónico, la comunicación directa a través de Hangouts y el uso de Google Docs y formularios.

 

El Resultado

Después de implantar G Suite, OTAZEN ha descubierto que pueden conseguir muchas más cosas en el nuevo entorno, no sólo en la mejora del flujo de correo, sino que el chat y los calendarios compartidos ayudan a los empleados a mantenerse más sincronizados y en continua comunicación. Además, poder acceder a todos los datos desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo ha reducido el tiempo de respuesta entre los propios empleados y clientes de OTAZEN.

 

“El cambio hacia G Suite vino motivado inicialmente en mejorar nuestro actual sistema de correo electrónico, pero hemos descubierto nuevas maneras más ágiles de comunicarnos, la utilización del chat y los documentos compartidos hace que fluya la comunicación de una manera ágil, la sencillez en el uso de la plataforma ha hecho que los empleados hayan adoptado muy rápidamente la solución de G Suite.

Ha sido todo un acierto escoger a Apps Implantadores para ayudarnos en todo el proceso de implantación y gestión del cambio.”

 

Xavier Parramon
Business Development