reuniones remotas
Hoy en día las reuniones remotas son la actualidad de los equipos en las empresas. A causa del covid-19 los trabajadores se han visto obligados a trabajar desde sus hogares y se ha demostrado que es una práctica para nada perjudicial. Así lo manifiestan varios estudios donde se refleja claramente que un equilibrio entre el trabajo des de casa y la oficina es beneficioso para la vida de los trabajadores, y a consecuencia para los resultados de estos. La pandemia en la que se está viendo envuelta el mundo, ha provocado que nos tengamos que adaptar a otro ritmo de vida y trabajo, es por ello que es importante tener las herramientas adecuadas para poder hacer frente a este nuevo mundo.

Organiza tu agenda de reuniones

Tener una buena organización es importante para poder ser efectivo. Además, cuando se tiene una agenda compartida con el resto del equipo, este puede ver claramente la disponibilidad y así no sobreponer dos reuniones, a parte es mucho más claro para ver qué objetivos establecer.

Las reuniones remotas son la actualidad pero no podemos olvidar que cada una necesita una duración diferente. Por eso es importante tener la agenda bien organizada y así poder ver claramente los tiempos y espacios disponibles. Independientemente del tipo de reunión esta no debería tener una duración superior a los 90-120 minutos, ya que después de ese tiempo la mayoría de las personas dejan de concentrarse.

No olvides dejar un espacio al final de la reunión para preguntas y respuestas, y así dar la oportunidad de aclarar cualquier punto que no haya quedado claro o haya sido confuso. Además es importante poner una pequeña descripción en la agenda cuando se plantea la reunión, para así ayudar a los asistentes a centrarse en el contenido de esta

Comparte la documentación

Todas las personas son diferentes entre sí, por lo que no todas piensan de la misma manera o con la misma velocidad. Por ello es importante compartir aquellos documentos que se vayan a discutir en la reunión con los asistentes antes de comenzar, con el tiempo suficiente para que se puedan estudiar. De lo contrario los miembros del equipo pueden sentirse obligados a participar en una conversación que no acaban de entender, lo que puede llevar a una menor participación y provocar que la reunión sea poco eficiente.

Para ello utilizar una herramienta para compartir archivos en tiempo real como Zoho WorkDrive o Google Drive puede ser de gran utilidad, ya que ambas herramientas muestran automáticamente la última versión de cualquier documento. Evitando así que se puedan destruir archivos no editables por la configuración de la nube.

Posibilidad de acceder a la información de la reunión después de acabarla

A veces se realizan reuniones en las que se habla de temas que necesitan procesarse o en las que se realiza una formación de algún tipo y se quiere acceder a la información de estas cuando ya se ha terminado la reunión. Por ese motivo es importante tener una herramienta que permita grabar las sesiones; para después visualizarlas o incluso enviarlas por correo electrónico al resto de participantes para que puedan acceder a la información cuando lo deseen.
Zoho Meeting ofrece esta particularidad con la idea no solo de realizar reuniones si no de que sea una herramienta pensada para impartir seminarios web en vivo y que la información que se de en ellos no se pierda a posteriori. También ofrece la posibilidad de exportar informes exhaustivos sobre los registros, los asistentes, la participación, las encuestas y las preguntas y respuestas realizadas durante el seminario web, tanto en formato XLS como en CSV.
Con este artículo esperamos haber resuelto tus dudas y haberte aconsejado sobre las mejores herramientas para hacer frente a esta nueva manera de trabajar, donde las reuniones remotas son la actualidad y el día a día en las empresas. Si te siguen surgiendo dudas no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

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