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Paso a paso de excel a Zoho CRM, Books y Projects

Industria:

Tipo:

Presencia:

Nº de empleados:

Ingresos:

Consultoría, Logística e Ingeniería

B2B

República Dominicana, España, Panamá, Ecuador, Uruguay y Argentina

21

€6mil (volumen)

Smartlog Group una empresa que se considera una extensión del departamento ingeniería y logística de sus clientes. Con un recorrido de 5 años, se puede decir que Smartlog nunca ha sido la misma durante mucho tiempo, en constante evolución y cambio. 

Con presencia en España y 5 países de Latinoamérica y al ser una empresa en constante crecimiento, tanto a nivel interno como externo, la cantidad de información que se genera es muy grande, llegando a ser casi inmanejable. Los métodos rudimentarios como Excel hacían cada vez más complicado mantener el control de todos los procesos, perdiendo mucha información y produciendo duplicados.  La implementación de Zoho CRM permitió además de un control de la información y el proceso comercial generar reportes potentes que les permiten hoy en día, tomar varias de las decisiones estratégicas. 

 

La Necesidad

En palabras de Javier, cofundador de Smartlog Group “Nuestra necesidad por un sistema integral nació hace 5 años, al mismo tiempo que Smartlog nace como empresa. Hicimos una construcción desde 0 por lo que comenzamos utilizando programas sencillos como Excel y data sheet, hemos ido mejorando desde entonces poco a poco, implementando soluciones tecnológicas para conseguir llevarlo todo de forma telemática.” 

En Smartlog se encontraron  con la necesidad de tener un software que fuese capaz de integrar distintas soluciones en uno con tal de centralizar los procesos de toma de decisiones y disminuir la carga de tareas repetitivas, todo ello no se puede realizar con la misma eficiencia utilizando soluciones anticuadas. 

La necesidad principal de Smartlog es muy común entre empresas que se están expandiendo y necesitan centralizar la actividad decisiva, con el fin de afianzar el control total sobre la información generada.

Si tu empresa se encuentra en una situación similar es muy posible que la misma solución sea factible también para ti. Contactanos y te asesoraremos en todo el proceso de implementación

Toma de decisión

Según Javier “el proceso de decisión no fue difícil para nosotros”, pues no consideraron más opciones. Un compañero les recomendó Zoho desde un principio y pudieron probarlo y ver todas las funcionalidades disponibles, no consideraron más opciones simplemente porque tenían muy claro que Zoho ofrece todo lo que necesitan.

Las posibilidades que brinda son sin duda determinantes para elección, sin embargo al tratarse de una empresa pequeña con poca experiencia con este tipo de soluciones, no disponían de recursos como para mirar todas las opciones y acudieron a Apps Implantadores para que les  asesoraran.  Buscaban un partner con experiencia en el ecosistema Zoho y con cercanía y disponibilidad.  Javier de Smartlog comenta la importancia del equipo comercial de Apps Implantadores  pues desde el primer momento se obtuvo una sinergia y la forma de trabajar ha sido muy sencilla.   Gracias a esto, han adelante con Zoho como solución en la nube para digitalizar la empresa de la mano de Apps Implantadores.

La Solución

“Desde un primer momento queríamos tener toda la actividad comercial centralizada. Smartlog Services es nuestra empresa madre, por ello montamos el CRM de Zoho one en las oficinas centrales. Para las empresas que forman parte de nuestro holding, integramos CRM Zoho con Zoho Books  y Zoho Projects. Al estar todo integrado podemos generar distintos reportes dependiendo del mercado en el que nos encontramos .” 

Zoho permite tener mucho más control sobre la información. Utilizando un CRM Zoho como herramienta principal aporta fiabilidad y consistencia en la trata de datos, no se producen duplicados ni fugas de información, ya que es totalmente customizable a cada proceso empresarial.

Ahora cuentan también con Zoho Books para administrar las finanzas, automatiza los flujos de trabajo empresariales y para trabajar colectivamente en todos los departamentos empresariales. Por otro lado, con Projects pueden planificar las actividades de los distintos proyectos, asignar tareas, gestionar los recursos y colaborar de mejor forma con todo el equipo para tener un funcionamiento más holístico y cohesionado.

Nuevo horizonte con Zoho

Zoho ha resultado esencial  para el correcto desarrollo y crecimiento del grupo Smartlog, con el tiempo y la implementación de Zoho han conseguido mantener una red de comunicación interna que les garantiza que no suceden pérdidas de datos o roturas en la cadena de procesos.

De cara el futuro, Smatlog Group quiere seguir adelante con la transformación a el entorno cloud, por ello con el tiempo y acorde a el crecimiento interno quieren seguir implementando soluciones Zoho a sus diferentes módulos empresariales.