¿Cómo crear roles y perfiles en Zoho CRM?

Imagen de cómo crear roles y perfiles en Zoho CRM

Seguro que en más de una ocasión te has planteado ¿cómo crear roles y perfiles en Zoho CRM? En este post vamos a ver cómo conceder la responsabilidad correcta a los perfiles adecuados y cómo proteger los datos de tus clientes en distintos niveles.

Con tu cuenta de Zoho CRM puedes asignar funciones de usuarias y usuarios que definan los módulos y los permisos a nivel de campo para administrar quién ve qué elementos en los diferentes niveles de uso compartido de datos.

Por ello, es importante definir un control riguroso en el acceso a los datos y un sistema flexible con jerarquías de acceso a los datos internos de un proyecto y/o empresa. Vamos a ello:


Administra perfiles

En Zoho CRM, con la función de perfil, se controla el permiso de los módulos, los registros y los campos en un registro; además de varias utilidades de CRM, como importar, exportar, enviar correo electrónico, actualización masiva, etc. Los usuarios asociados al perfil pueden acceder a las funciones que se les asignaron.

Disponibilidad

Se requiere permiso de perfil: los usuarios que cuenten con permiso para administrar perfiles en el perfil pueden acceder a esta función.

Nota

  • Zoho CRM proporciona dos perfiles de manera predeterminada.
    Perfil de administrador: con este perfil, se puede acceder a todas las funciones de la cuenta de Zoho CRM.
    Perfil estándar: con este perfil, el acceso a las funciones de la cuenta de Zoho CRM es limitado.

Características clave

Mediante el perfil, se controlan las siguientes funciones:

  • Permisos a nivel de módulo
  • Permisos de configuración
  • Permisos de extensión
  • Cambio instantáneo y guardado automático

 

Asigna roles y controla lo que ven los usuarios

Repliqua la jerarquía de la organización en el sistema de CRM mediante la asignación de roles según el tipo de usuario, desde vendedores hasta gerentes de ventas.

Permisos basados en los roles de su organización

 

Una sola opción no sirve para todos los casos

Elije entre la jerarquía de roles o la jerarquía de subordinados para optimizar el escalamiento organizacional y permitir que todos tengan acceso a los datos apropiados.

Preferencia de jerarquía

 

Uso compartido a nivel de registro

Habilita el permiso de uso compartido a nivel de registro para sus usuarias y usuarios y permite que compartan registros individuales o de manera masiva. Proporciona a otros miembros conjuntos de permisos similares o diferentes, de acuerdo con su jerarquía de funciones.

Comparta registros de forma individual o masiva

 

Gestiona los permisos de las usuarias y usuarios con perfiles

Utiliza perfiles en Zoho CRM para impedir que las usuarias y usuarios eliminen o exporten registros de clientes. Cada miembro del equipo solo tendrá acceso a las funciones que necesita.

Defina perfiles con diversos grados de permisos

 

Seguridad a nivel de campo

Con una seguridad a nivel de campo, asegura la información confidencial, como datos bancarios de clientes, para que otros no puedan acceder. Selecciona la información que determinados usuarias y usuarios podrán ver y decida quién está autorizado a editarla.

Acceso seguro a campos individuales

 

Programa los turnos de las usuarias y usuarios

Configura el horario de trabajo para controlar la programación laboral de cada usuaria y usuario en tu organización. Crea hasta 30 turnos y asigne tareas a las usuarias y usuarios según la zona horaria en la que se encuentren o según sus horarios de turnos.

Defina el horario de trabajo y de turnos de su empresa

 

Concede acceso con reglas de uso compartido

Gestiona la configuración de uso compartido de datos de la empresa mediante el otorgamiento de derechos de acceso a un determinado conjunto de usuarias y usuarios perteneciente a otros roles y otros grupos. Selecciona los registros que deseas compartir y controla el acceso a sus registros a través del acceso de solo lectura o de lectura/escritura.

Gestione el intercambio de datos de toda la organización con facilidad

 

Los grupos facilitan el proceso de venta en equipo

Crea nuevos grupos para que sus equipos de ventas de diferentes departamentos puedan colaborar en conjunto en los acuerdos. Asocia miembros (usuarios, roles, subordinados) con el grupo y comparta información común mediante la aplicación de reglas de uso compartido de datos.

Comparta datos entre diferentes equipos mediante la creación de grupos

 

Trabaja en varias cuentas de CRM con un solo inicio de sesión

Asocia una usuaria o usuario con varias cuentas de CRM para permitir que las empresarias y empresarios, la administración superior y los encargados de la toma de decisiones administren varias empresas o unidades de negocios con facilidad. Las usuarias y usuarios pueden cambiar entre cuentas con rapidez para facilitar el acceso a datos empresariales clave, con el fin de ayudarlos a comprender el crecimiento y obtener perspectivas que se pueden utilizar para preparar informes, programas e ideas para planificación futura, todo con un solo conjunto de credenciales de inicio de sesión.

Ayuda, soporte y asesoramiento

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