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En este artículo te explicamos cómo gestionar los Grupos de Google Workspace.

Primero de todo vamos a empezar exponiendo qué son los Grupos de Google Workspace y para qué sirve.

Vamos a ello:

¿Qué son los Grupos de Google Workspace y para qué sirve?

Los Grupos de Google Workspace son una herramienta de colaboración y comunicación para equipos y grupos de trabajo. Sirven para:

1. Facilitar la comunicación y el intercambio de información: los miembros de un grupo pueden enviarse correos electrónicos, chatear y discutir en tiempo real, y compartir documentos y otros archivos.
2. Mejorar la colaboración: los miembros de un grupo pueden trabajar juntos en documentos y proyectos en línea, y hacer comentarios y sugerencias en tiempo real.
3. Centralizar la información: los miembros de un grupo pueden acceder a todos los correos electrónicos, documentos y otros archivos relacionados con el grupo en un solo lugar.
4. Mantener la organización: los miembros de un grupo pueden clasificar y etiquetar los correos electrónicos y documentos para que sean fáciles de encontrar.
5. Mejorar la eficiencia: los miembros de un grupo pueden trabajar juntos en tiempo real, lo que reduce la necesidad de reuniones presenciales y la duplicación de esfuerzos.

En resumen, los Grupos de Google Workspace son una herramienta muy útil para equipos y grupos de trabajo que desean mejorar su comunicación, colaboración y eficiencia.

Cómo configurar Grupos de Google Workspace: comunicación y colaboración

Crear listas de distribución y correo electrónico

Empieza creando grupos para equipos, departamentos u otros grupos de personas en tu organización. Con un grupo, los usuarios pueden:

• Enviar correos electrónicos a todos los miembros del grupo
• Invitar a los miembros del grupo a reuniones
• Compartir contenido con los miembros del grupo, ya sean documentos, sitios web, vídeos o calendarios

Empezar

• Crear grupos

Configurar la aplicación Grupos de Google en cuentas de usuarios

Si activas el servicio Grupos para empresas en la consola de administración de Google, los usuarios podrán acceder a los grupos de tu organización en su aplicación Grupos de Google, disponible en el menú de aplicaciones   y en groups.google.com. Grupos de Google proporciona funciones adicionales de grupos (consulta más abajo). Según las políticas que definas en tu consola de administración, los usuarios podrán crear, gestionar y trabajar en grupos de diversas formas.

Empezar

• A qué tienes acceso con Grupos para empresas

Añadir funciones a un grupo a través de Grupos de Google

Después de crear un grupo, los propietarios y los que gestionan el grupo (incluidos los administradores) pueden convertir el grupo en una Bandeja de entrada colaborativa con la aplicación Grupos de Google. En este tipo de grupos, los miembros con permisos pueden asignarse conversaciones entre sí y luego supervisar el estado de una respuesta.

• Crear un grupo como Bandeja de entrada colaborativa

Gestión adicional de miembros y conversaciones

Con Grupos de Google, también puedes añadir funciones a un grupo, como un mensaje de bienvenida, moderación de mensajes, respuestas automáticas a mensajes de grupo, entre otras:

Añadir funciones y gestionar conversaciones a través de Grupos de Google

Grupos de configuración para administradores

Como administrador, puedes personalizar la configuración de diferentes usuarios mediante grupos, sin cambiar tu estructura organizativa. Por lo general, la configuración se personaliza mediante unidades organizativas, pero es posible que en una organización más grande se necesite personalizar la configuración a niveles más reducidos mediante grupos.

Qué pueden hacer los administradores configurando grupos:

• Activar un servicio en un grupoPor ejemplo, es posible que quieras activar YouTube solo en un subconjunto de tu equipo de asistencia.
• Personalizar la configuración de algún servicio en un grupoPor ejemplo, puedes permitir que solo un subconjunto de tu departamento de relaciones públicas comparta calendarios públicamente.

Opciones para organizaciones de gran tamaño

A continuación se muestran las opciones disponibles para organizaciones que tengan grupos grandes o muchos grupos.

• Crear grupos recomendados con los que compartir (audiencia objetivo)Ayuda a los usuarios a compartir elementos solo con los equipos adecuados, en vez de con toda la organización. Por ejemplo, añade una audiencia objetivo a las opciones para compartir de los usuarios, como la de “Obtener enlace” en Drive.
• Gestionar miembros automáticamente con grupos dinámicosCrea un grupo que añada y quite miembros automáticamente basándose en las consultas de pertenencia que crees. Esta función es útil si las personas de tu organización cambian de rol o de ubicación con frecuencia y necesitas un sistema automatizado para mantener actualizada la pertenencia a grupos.
• Sincronizar grupos con un servidor LDAP o de Active Directory(Requiere habilidades de programación). Con Google Workspace, puedes sincronizar tus grupos antiguos mediante las herramientas que utilizan la API Directory del SDK de administrador. Estas herramientas incluyen Google Cloud Directory Sync (GCDS) y otras creadas por ti.
• Crear y gestionar grupos mediante APIs(Requiere habilidades de programación). Puedes utilizar varias APIs relacionadas para gestionar en bloque muchos ajustes y funciones de los grupos.

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